Calitem vs Get My Receipts: facturas
Get My Receipts busca recibos en Gmail y exporta sus datos. Calitem recibe documentos desde varios canales y automatiza el proceso contable posterior.
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Respuesta corta
Elige Calitem para automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo personalizados, como comprobaciones de compras, imputaciones por línea y aprobaciones propias. Se adapta a las reglas de empresas y asesorías y genera los asientos para su ERP.
Considera Get My Receipts si quieres extraer los recibos de Gmail y reunirlos en una hoja de cálculo para revisarlos o entregarlos a tu contable.
¿Qué es Get My Receipts y cómo funciona?
Get My Receipts es una herramienta de cloudHQ integrada en Gmail. Busca recibos del correo y exporta sus datos, importes y contexto a hojas de cálculo. Su alcance se centra en recopilar información del buzón para trabajarla fuera del correo.
Así se organiza el trabajo:
- Abrir la herramienta en Gmail.El usuario utiliza la extensión integrada en su cuenta de correo.
- Extraer los recibos.La herramienta reúne los datos de los mensajes y sus justificantes.
- Trabajar la exportación.El resultado se entrega en formatos como Google Sheets, Excel o CSV.
Get My Receipts resuelve una tarea de recopilación desde Gmail. Calitem automatiza un proceso de cuentas por pagar con comprobaciones, imputaciones, aprobaciones y asientos en el ERP.
Cuándo encaja Get My Receipts
- Recibos en Gmail.La documentación que necesitas está concentrada en ese buzón.
- Entrega en una hoja.Quieres trabajar los datos en Sheets, Excel o CSV.
- Recopilación puntual.Necesitas ordenar recibos acumulados para revisión o entrega al contable.
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Dónde Get My Receipts lleva la ventaja
Trabajo dentro de Gmail
La herramienta se utiliza desde el buzón que ya maneja el usuario. Encaja cuando todos los justificantes que se quieren recopilar están en Gmail y el objetivo es sacarlos del correo de forma organizada.
Exportación a hojas de cálculo
Get My Receipts entrega la información en Google Sheets, Excel o CSV. Es útil para quienes revisan gastos mediante una hoja de cálculo o necesitan preparar un archivo para su contable.
Contexto del mensaje junto al recibo
La exportación incorpora texto del correo además de los datos del justificante. Ese contexto ayuda a interpretar una compra cuando el importe o el nombre del proveedor no explican por sí solos el gasto.
Recopilación de recibos del historial
La herramienta permite reunir recibos que ya están en el buzón. Encaja cuando el usuario debe organizar documentación acumulada antes de una revisión contable y quiere evitar buscar cada mensaje por separado.
Dónde Calitem lleva la ventaja
Documentos desde los canales de tu equipo
Calitem recibe facturas y documentos desde el correo, WhatsApp, Teams y repositorios compartidos. Una persona en una tienda o almacén puede enviar una foto sin instalar otra app. La documentación entra en el mismo proceso contable, aunque llegue por canales distintos.
Extracción adaptada a tus documentos
La IA extrae datos generales, líneas y campos específicos de tu operación. Calitem procesa hasta 250 documentos cada cinco minutos, para absorber grandes volúmenes sin transcribir las facturas una a una. Los campos con baja confianza pasan a revisión.
Facturas duplicadas bajo control
Calitem detecta documentos duplicados automáticamente. Cuando la misma factura llega por distintos canales, tu equipo puede identificar la repetición antes de que se convierta en más trabajo contable.
Conciliación de facturas, pedidos y albaranes
Calitem cruza los tres documentos por línea y comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos. Si se facturan más unidades de las recibidas o cambia un precio, señala la diferencia para que el equipo la revise antes de contabilizar.
Cuentas y centros de coste por línea
Una misma factura puede reunir gastos de varias tiendas, departamentos o proyectos. Calitem asigna categorías, subcuentas y centros de coste a cada línea usando tu plan contable y las clasificaciones anteriores del equipo.
Aprobaciones que siguen tus reglas
Define quién debe aprobar según el importe, la sociedad, el centro de coste o el proveedor. Calitem dirige cada documento por el flujo correspondiente y permite aprobar automáticamente las operaciones que cumplen los límites que has establecido.
Asientos contables generados por la IA
Calitem utiliza tu plan de cuentas y las decisiones contables anteriores para generar los asientos y enviarlos al ERP. Las imputaciones forman parte del resultado, de modo que el equipo no tiene que volver a introducir lo que ya se ha procesado.
Integraciones que conectan toda la operación
Calitem conecta el ERP con sistemas de stock, TPV y herramientas internas mediante integraciones nativas y una API abierta. Las conexiones específicas se adaptan al flujo y a los datos que necesita tu operación, para reducir las transferencias manuales entre sistemas.
Varias sociedades, una contabilidad bien organizada
Calitem trabaja con varias sociedades y centros de coste. Las clasificaciones y las rutas de aprobación se configuran según la estructura de la operación, tanto para grupos de empresas como para asesorías que llevan la contabilidad de sus clientes.
Análisis sobre la información contable
Calitem permite analizar la información contable y de cuentas por pagar que procesa. Tu equipo puede utilizar esos datos para seguir la operación y entender los gastos, además de completar el trabajo de cada factura.
Más información: Recepción de documentosConciliación de facturas, pedidos y albaranesFlujos de aprobaciónContabilidad automatizada
Elige Get My Receipts si…
- La documentación que necesitas está concentrada en ese buzón.
- Quieres trabajar los datos en Sheets, Excel o CSV.
- Necesitas ordenar recibos acumulados para revisión o entrega al contable.
Elige Calitem si…
- Gestionas un alto volumen de facturas o procesos que requieren varias comprobaciones antes de contabilizar.
- Necesitas cruzar facturas, pedidos y albaranes por línea y detectar diferencias en cantidades o precios.
- Repartes el gasto de una misma factura entre distintas cuentas y centros de coste.
- Quieres configurar aprobaciones por sociedad, centro de coste, importe o proveedor.
- Buscas automatizar la generación de asientos con tu plan contable y las clasificaciones anteriores.
- Necesitas conectar el ERP con sistemas de stock, TPV u otras herramientas de tu operación.
Preguntas frecuentes sobre Get My Receipts y Calitem
¿Cuándo elegir Get My Receipts y cuándo Calitem?
Get My Receipts encaja si quieres extraer los recibos de Gmail y reunirlos en una hoja de cálculo para revisarlos o entregarlos a tu contable. Calitem está pensado para automatizar un alto volumen de documentos y procesos de cuentas por pagar con conciliación de compras, imputaciones por línea y aprobaciones adaptadas a la empresa o asesoría, hasta el asiento en el ERP.
¿Con qué programas se integra Calitem?
Calitem se integra con la mayoría de los ERP disponibles en el mercado, como A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded y más de 20 otros. Las dimensiones disponibles varían según el conector: canales en a3innuva, proyectos en Sage y etiquetas en Holded.
¿Cómo gestiona Calitem los centros de coste?
Calitem utiliza proyectos, canales u otras dimensiones según el programa contable. Permite asignarlos automáticamente mediante direcciones, descripciones, proveedores o productos.
¿Cómo funciona la conciliación de facturas, albaranes y pedidos en Calitem?
El gestor documental de Calitem concilia facturas, pedidos y albaranes y compara sus productos. Cruza factura, pedido y albarán por línea: comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos y señala las diferencias para revisión.
¿Cómo funciona la detección de duplicados en Calitem?
Calitem identifica duplicados basándose en el ID digital de cada documento y cruzando datos como importes, número de documento y proveedor para señalar duplicados al usuario.
¿Cómo funciona el constructor de flujos de trabajo en Calitem?
En Calitem puedes configurar rutas por sociedad, centro de coste, importe o proveedor, con aprobación automática para las operaciones que cumplen tus reglas.