Calitem vs Shoeboxed: facturas de proveedor o recibos
Shoeboxed organiza recibos digitales y en papel. Calitem conecta documentos de compra con conciliación, aprobaciones y ERP.
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Respuesta corta
Elige Calitem para automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo personalizados, como comprobaciones de compras, imputaciones por línea y aprobaciones propias. Se adapta a las reglas de empresas y asesorías y genera los asientos para su ERP.
Considera Shoeboxed si acumulas muchos recibos en papel y quieres convertirlos en un archivo digital mediante captura móvil o un servicio de escaneo con revisión humana.
¿Qué es Shoeboxed y cómo funciona?
Shoeboxed es una herramienta y servicio de organización de recibos para pequeños negocios y profesionales. Permite aportar fotos, archivos y correos, y ofrece envío físico de documentación a un centro de procesamiento. Extrae datos, los verifica y prepara informes de gastos.
Así se organiza el trabajo:
- Enviar los recibos.El usuario carga documentos digitales o utiliza el servicio postal de escaneo disponible.
- Extraer y verificar.La plataforma procesa los datos y su equipo verifica la información extraída.
- Organizar y entregar.Los recibos se clasifican y se exportan con los informes para revisión contable.
Shoeboxed se centra en organizar justificantes, especialmente documentación acumulada en papel. Calitem automatiza el circuito de cuentas por pagar hasta el asiento, con controles de compras y reglas contables.
Cuándo encaja Shoeboxed
- Mucho papel acumulado.Quieres digitalizar y organizar recibos físicos.
- Revisión como servicio.Buscas que un equipo compruebe los datos extraídos.
- Informes de gastos.Necesitas entregar justificantes y kilometraje para revisión contable.
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Dónde Shoeboxed lleva la ventaja
Servicio de escaneo de papel
Shoeboxed ofrece sobres para enviar recibos a su centro de procesamiento. Encaja cuando el problema principal es convertir una acumulación física en documentación digital y se busca externalizar ese trabajo.
Verificación humana de datos
Su servicio incorpora revisión de los campos extraídos por OCR. Es relevante para usuarios que quieren contratar la comprobación de importes, fechas y proveedores como parte de la preparación del archivo.
Informes con justificantes adjuntos
Shoeboxed genera informes de gastos que incluyen las imágenes de los recibos. Facilita la entrega de documentación para revisión, preparación contable o solicitud de reembolso.
Registro de kilometraje
La oferta incluye una herramienta de seguimiento de desplazamientos. Encaja cuando el usuario necesita reunir viajes y recibos dentro de la documentación de gastos de su actividad.
Dónde Calitem lleva la ventaja
Documentos desde los canales de tu equipo
Calitem recibe facturas y documentos desde el correo, WhatsApp, Teams y repositorios compartidos. Una persona en una tienda o almacén puede enviar una foto sin instalar otra app. La documentación entra en el mismo proceso contable, aunque llegue por canales distintos.
Extracción adaptada a tus documentos
La IA extrae datos generales, líneas y campos específicos de tu operación. Calitem procesa hasta 250 documentos cada cinco minutos, para absorber grandes volúmenes sin transcribir las facturas una a una. Los campos con baja confianza pasan a revisión.
Facturas duplicadas bajo control
Calitem detecta documentos duplicados automáticamente. Cuando la misma factura llega por distintos canales, tu equipo puede identificar la repetición antes de que se convierta en más trabajo contable.
Conciliación de facturas, pedidos y albaranes
Calitem cruza los tres documentos por línea y comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos. Si se facturan más unidades de las recibidas o cambia un precio, señala la diferencia para que el equipo la revise antes de contabilizar.
Cuentas y centros de coste por línea
Una misma factura puede reunir gastos de varias tiendas, departamentos o proyectos. Calitem asigna categorías, subcuentas y centros de coste a cada línea usando tu plan contable y las clasificaciones anteriores del equipo.
Aprobaciones que siguen tus reglas
Define quién debe aprobar según el importe, la sociedad, el centro de coste o el proveedor. Calitem dirige cada documento por el flujo correspondiente y permite aprobar automáticamente las operaciones que cumplen los límites que has establecido.
Asientos contables generados por la IA
Calitem utiliza tu plan de cuentas y las decisiones contables anteriores para generar los asientos y enviarlos al ERP. Las imputaciones forman parte del resultado, de modo que el equipo no tiene que volver a introducir lo que ya se ha procesado.
Integraciones que conectan toda la operación
Calitem conecta el ERP con sistemas de stock, TPV y herramientas internas mediante integraciones nativas y una API abierta. Las conexiones específicas se adaptan al flujo y a los datos que necesita tu operación, para reducir las transferencias manuales entre sistemas.
Varias sociedades, una contabilidad bien organizada
Calitem trabaja con varias sociedades y centros de coste. Las clasificaciones y las rutas de aprobación se configuran según la estructura de la operación, tanto para grupos de empresas como para asesorías que llevan la contabilidad de sus clientes.
Análisis sobre la información contable
Calitem permite analizar la información contable y de cuentas por pagar que procesa. Tu equipo puede utilizar esos datos para seguir la operación y entender los gastos, además de completar el trabajo de cada factura.
Más información: Recepción de documentosConciliación de facturas, pedidos y albaranesFlujos de aprobaciónContabilidad automatizada
Elige Shoeboxed si…
- Quieres digitalizar y organizar recibos físicos.
- Buscas que un equipo compruebe los datos extraídos.
- Necesitas entregar justificantes y kilometraje para revisión contable.
Elige Calitem si…
- Gestionas un alto volumen de facturas o procesos que requieren varias comprobaciones antes de contabilizar.
- Necesitas cruzar facturas, pedidos y albaranes por línea y detectar diferencias en cantidades o precios.
- Repartes el gasto de una misma factura entre distintas cuentas y centros de coste.
- Quieres configurar aprobaciones por sociedad, centro de coste, importe o proveedor.
- Buscas automatizar la generación de asientos con tu plan contable y las clasificaciones anteriores.
- Necesitas conectar el ERP con sistemas de stock, TPV u otras herramientas de tu operación.
Preguntas frecuentes sobre Shoeboxed y Calitem
¿Cuándo elegir Shoeboxed y cuándo Calitem?
Shoeboxed encaja si acumulas muchos recibos en papel y quieres convertirlos en un archivo digital mediante captura móvil o un servicio de escaneo con revisión humana. Calitem está pensado para automatizar un alto volumen de documentos y procesos de cuentas por pagar con conciliación de compras, imputaciones por línea y aprobaciones adaptadas a la empresa o asesoría, hasta el asiento en el ERP.
¿Con qué programas se integra Calitem?
Calitem se integra con la mayoría de los ERP disponibles en el mercado, como A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded y más de 20 otros. Las dimensiones disponibles varían según el conector: canales en a3innuva, proyectos en Sage y etiquetas en Holded.
¿Cómo gestiona Calitem los centros de coste?
Calitem utiliza proyectos, canales u otras dimensiones según el programa contable. Permite asignarlos automáticamente mediante direcciones, descripciones, proveedores o productos.
¿Cómo funciona la conciliación de facturas, albaranes y pedidos en Calitem?
El gestor documental de Calitem concilia facturas, pedidos y albaranes y compara sus productos. Cruza factura, pedido y albarán por línea: comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos y señala las diferencias para revisión.
¿Cómo funciona la detección de duplicados en Calitem?
Calitem identifica duplicados basándose en el ID digital de cada documento y cruzando datos como importes, número de documento y proveedor para señalar duplicados al usuario.
¿Cómo funciona el constructor de flujos de trabajo en Calitem?
En Calitem puedes configurar rutas por sociedad, centro de coste, importe o proveedor, con aprobación automática para las operaciones que cumplen tus reglas.