Calitem vs Captio: facturas de proveedor o gastos de viaje
Captio se centra en gastos de empleados y viajes. Calitem automatiza las facturas de proveedor y el trabajo contable previo al asiento.
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Respuesta corta
Elige Calitem para automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo personalizados, como comprobaciones de compras, imputaciones por línea y aprobaciones propias. Se adapta a las reglas de empresas y asesorías y genera los asientos para su ERP.
Considera Captio si el trabajo que quieres resolver empieza en los gastos de tus empleados: tiques, dietas, kilometraje y tarjetas. Su propuesta conecta la captura del justificante con las políticas de gasto, la aprobación y el sistema contable.
¿Qué es Captio y cómo funciona?
Emburse Captio es una plataforma de gestión de gastos de empresa con un foco en viajes y gastos de empleados. Permite digitalizar justificantes, comprobar su cumplimiento con la política de la empresa y enviarlos por un circuito de aprobación antes de trasladar los datos a contabilidad.
Así se organiza el trabajo:
- Registrar el gasto.El empleado aporta el justificante y la información del desplazamiento o de la compra desde su herramienta de gastos.
- Aplicar las políticas y aprobar.Captio comprueba reglas como importe, fecha, categoría o kilometraje y señala los gastos que requieren atención.
- Conectar con la gestión financiera.Los gastos aprobados se trasladan al sistema contable o ERP. Las integraciones también permiten relacionar tiques con pagos de tarjeta.
Captio y Calitem comparten captura documental, aprobaciones e integración contable. Captio desarrolla el proceso alrededor del empleado que realiza el gasto; Calitem lo hace alrededor de los documentos de cuentas por pagar y las reglas contables de la empresa.
Cuándo encaja Captio
- Muchos empleados en movilidad.El volumen de trabajo viene de justificantes y desplazamientos de personas que gastan por cuenta de la empresa.
- Una política de viajes que aplicar.Necesitas controlar importes, categorías, dietas y kilometraje durante la revisión.
- Tarjetas y justificantes conectados.Quieres relacionar los pagos con la documentación y enviarlos al ERP.
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Dónde Captio lleva la ventaja
Dietas y gastos de viaje en un circuito propio
Captio incorpora la solicitud y el cálculo de dietas a partir de los días de viaje y las tarifas. Encaja cuando el equipo debe liquidar desplazamientos de empleados, además de registrar los justificantes de sus compras.
Controles ligados a la política de gastos
Permite definir alertas por importe, fecha, categoría y kilometraje, entre otros criterios. Es útil para empresas que necesitan detectar gastos fuera de política antes de aprobar las notas y pasarlas a contabilidad.
Tarjetas de empresa con reglas de uso
La oferta de Emburse Cards vinculada a Captio incluye tarjetas físicas y virtuales con límites y restricciones. Permite controlar el gasto desde la compra y conectar después la operación con su justificante.
Integraciones con el entorno de viajes y empleados
Captio conecta la gestión de gastos con ERP, herramientas de recursos humanos y agencias de viajes. Puede encajar cuando el proceso depende de sincronizar empleados, solicitudes de viaje, anticipos y objetos de imputación entre varios sistemas.
Dónde Calitem lleva la ventaja
Documentos desde los canales de tu equipo
Calitem recibe facturas y documentos desde el correo, WhatsApp, Teams y repositorios compartidos. Una persona en una tienda o almacén puede enviar una foto sin instalar otra app. La documentación entra en el mismo proceso contable, aunque llegue por canales distintos.
Extracción adaptada a tus documentos
La IA extrae datos generales, líneas y campos específicos de tu operación. Calitem procesa hasta 250 documentos cada cinco minutos, para absorber grandes volúmenes sin transcribir las facturas una a una. Los campos con baja confianza pasan a revisión.
Facturas duplicadas bajo control
Calitem detecta documentos duplicados automáticamente. Cuando la misma factura llega por distintos canales, tu equipo puede identificar la repetición antes de que se convierta en más trabajo contable.
Conciliación de facturas, pedidos y albaranes
Calitem cruza los tres documentos por línea y comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos. Si se facturan más unidades de las recibidas o cambia un precio, señala la diferencia para que el equipo la revise antes de contabilizar.
Cuentas y centros de coste por línea
Una misma factura puede reunir gastos de varias tiendas, departamentos o proyectos. Calitem asigna categorías, subcuentas y centros de coste a cada línea usando tu plan contable y las clasificaciones anteriores del equipo.
Aprobaciones que siguen tus reglas
Define quién debe aprobar según el importe, la sociedad, el centro de coste o el proveedor. Calitem dirige cada documento por el flujo correspondiente y permite aprobar automáticamente las operaciones que cumplen los límites que has establecido.
Asientos contables generados por la IA
Calitem utiliza tu plan de cuentas y las decisiones contables anteriores para generar los asientos y enviarlos al ERP. Las imputaciones forman parte del resultado, de modo que el equipo no tiene que volver a introducir lo que ya se ha procesado.
Integraciones que conectan toda la operación
Calitem conecta el ERP con sistemas de stock, TPV y herramientas internas mediante integraciones nativas y una API abierta. Las conexiones específicas se adaptan al flujo y a los datos que necesita tu operación, para reducir las transferencias manuales entre sistemas.
Varias sociedades, una contabilidad bien organizada
Calitem trabaja con varias sociedades y centros de coste. Las clasificaciones y las rutas de aprobación se configuran según la estructura de la operación, tanto para grupos de empresas como para asesorías que llevan la contabilidad de sus clientes.
Análisis sobre la información contable
Calitem permite analizar la información contable y de cuentas por pagar que procesa. Tu equipo puede utilizar esos datos para seguir la operación y entender los gastos, además de completar el trabajo de cada factura.
Más información: Recepción de documentosConciliación de facturas, pedidos y albaranesFlujos de aprobaciónContabilidad automatizada
Elige Captio si…
- La mayor carga administrativa viene de viajes y gastos de empleados.
- Necesitas gestionar dietas y controlar el kilometraje reportado.
- Quieres aplicar políticas y límites a las tarjetas de empresa.
- Buscas conectar agencias de viajes, recursos humanos y contabilidad con el circuito de gastos.
Elige Calitem si…
- Gestionas un alto volumen de facturas o procesos que requieren varias comprobaciones antes de contabilizar.
- Necesitas cruzar facturas, pedidos y albaranes por línea y detectar diferencias en cantidades o precios.
- Repartes el gasto de una misma factura entre distintas cuentas y centros de coste.
- Quieres configurar aprobaciones por sociedad, centro de coste, importe o proveedor.
- Buscas automatizar la generación de asientos con tu plan contable y las clasificaciones anteriores.
- Necesitas conectar el ERP con sistemas de stock, TPV u otras herramientas de tu operación.
Preguntas frecuentes sobre Captio y Calitem
¿Cuándo elegir Captio y cuándo Calitem?
Captio encaja cuando tu prioridad son los gastos de empleados, las dietas y las políticas de viajes. Calitem encaja cuando necesitas automatizar un alto volumen de facturas y documentos de proveedor, cruzarlos con pedidos y albaranes, repartir los gastos por línea y generar los asientos con tus reglas. Ambos ofrecen captura y aprobaciones; el punto de partida de cada proceso es diferente.
¿Con qué programas se integra Calitem?
Calitem se integra con la mayoría de los ERP disponibles en el mercado, como A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded y más de 20 otros. Las dimensiones disponibles varían según el conector: canales en a3innuva, proyectos en Sage y etiquetas en Holded.
¿Cómo gestiona Calitem los centros de coste?
Calitem utiliza proyectos, canales u otras dimensiones según el programa contable. Permite asignarlos automáticamente mediante direcciones, descripciones, proveedores o productos.
¿Cómo funciona la conciliación de facturas, albaranes y pedidos en Calitem?
El gestor documental de Calitem concilia facturas, pedidos y albaranes y compara sus productos. Cruza factura, pedido y albarán por línea: comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos y señala las diferencias para revisión.
¿Cómo funciona la detección de duplicados en Calitem?
Calitem identifica duplicados basándose en el ID digital de cada documento y cruzando datos como importes, número de documento y proveedor para señalar duplicados al usuario.
¿Cómo funciona el constructor de flujos de trabajo en Calitem?
En Calitem puedes configurar rutas por sociedad, centro de coste, importe o proveedor, con aprobación automática para las operaciones que cumplen tus reglas.