Calitem vs Captio: fatture dei fornitori o spese di viaggio
Captio si concentra sulle spese di viaggio e dei dipendenti. Calitem automatizza le fatture dei fornitori e il lavoro di contabilità preliminare.
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Risposta breve
Scegli Calitem per automatizzare i processi aziendali con flussi personalizzati, come controlli sugli acquisti, imputazioni per riga e regole di approvazione specifiche. Si adatta alle regole di aziende e studi contabili e genera le scritture per il loro ERP.
Considera Captio se il lavoro che vuoi risolvere inizia dalle spese dei tuoi dipendenti: scontrini, indennità, chilometraggio e tessere. La loro proposta collega la raccolta delle entrate con le politiche di spesa, l'approvazione e il sistema contabile.
Che cos’è Captio e come funziona?
Emburse Captio è una piattaforma di gestione delle spese aziendali focalizzata sulle spese di viaggio e dei dipendenti. Permette di digitalizzare le ricevute, verificarne la conformità alla policy aziendale e inviarle attraverso un circuito di approvazione prima di trasferire i dati in contabilità.
Ecco come è organizzato il lavoro:
- Registra la spesa.Il dipendente fornisce prove e informazioni sul viaggio o sull'acquisto dal proprio strumento di spesa.
- Applicare le politiche e approvare.Captio controlla regole come importo, data, categoria o chilometraggio e contrassegna le spese che richiedono attenzione.
- Connettiti con la gestione finanziaria.Le spese approvate vengono trasferite al sistema contabile o ERP. Le integrazioni consentono inoltre di correlare i scontrini ai pagamenti con carta.
Captio e Calitem condividono l'acquisizione di documenti, le approvazioni e l'integrazione contabile. Captio sviluppa il processo attorno al dipendente che effettua la spesa; Calitem esegue questa operazione sui documenti di contabilità fornitori e sulle regole contabili dell'azienda.
Quando scegliere Captio
- Molti dipendenti in mobilità.Il volume di lavoro deriva dalle entrate e dai viaggi delle persone che spendono per conto dell'azienda.
- Una travel policy da applicare.È necessario controllare importi, categorie, indennità e chilometraggio durante la revisione.
- Carte e relativi scontrini.Vuoi correlare i pagamenti alla documentazione e inviarli all’ERP.
Cos'è Calitem?
Calitem è il sistema di contabilità con IA che automatizza il ciclo passivo, dalla ricezione dei documenti alla scrittura contabile nel tuo ERP.
È pensato per le aziende in cui ogni fattura può richiedere diversi controlli: trovare l’ordine, verificare quanto ricevuto, ripartire il costo e ottenere l’approvazione necessaria. Calitem collega questo lavoro alle regole contabili e ai sistemi della tua azienda.
Dove Captio ha un vantaggio
Diarie e spese di viaggio sul proprio circuito
Captio incorpora la richiesta e il calcolo della diaria in base ai giorni di viaggio e alle tariffe. È adatto quando il team deve regolare i viaggi dei dipendenti, oltre a registrare le ricevute dei loro acquisti.
Controlli legati alla politica di spesa
Ti consente di definire gli avvisi per importo, data, categoria e chilometraggio, tra gli altri criteri. È utile per le aziende che hanno bisogno di rilevare le spese esterne alla polizza prima di approvare le note e passarle alla contabilità.
Carte aziendali con regole di utilizzo
L'offerta Carte Emburse legata a Captio comprende carte fisiche e virtuali con limiti e restrizioni. Permette di controllare la spesa a partire dall'acquisto e quindi collegare l'operazione con la relativa ricevuta.
Integrazioni con l'ambiente dei viaggi e dei dipendenti
Captio collega la gestione delle spese con ERP, strumenti per le risorse umane e agenzie di viaggio. Potrebbe essere adatto quando il processo dipende dalla sincronizzazione di dipendenti, richieste di viaggio, pagamenti anticipati e oggetti di allocazione tra più sistemi.
Dove Calitem ha un vantaggio
Documenti dai canali del tuo team
Calitem riceve fatture e documenti da email, WhatsApp, Teams e repository condivisi. Una persona in un negozio o in un magazzino può inviare una foto senza installare un'altra app. La documentazione entra nello stesso processo contabile, anche se arriva attraverso canali diversi.
Estrazione su misura per i tuoi documenti
L’IA estrae dati di testata, righe e campi specifici della tua attività. Calitem elabora fino a 250 documenti ogni cinque minuti per gestire grandi volumi senza trascrivere ogni fattura. I campi con bassa affidabilità vengono sottoposti a verifica.
Fatture duplicate sotto controllo
Calitem rileva automaticamente i documenti duplicati. Quando la stessa fattura arriva attraverso canali diversi, il tuo team può identificare le ripetizioni prima che si trasformino in ulteriore lavoro contabile.
Riconciliazione fatture, ordini e documenti di trasporto
Calitem incrocia i tre documenti per riga e controlla riferimenti, quantità, prezzi e imposte. Se vengono fatturate più unità di quelle ricevute o se il prezzo cambia, annota la differenza affinché il team possa esaminarla prima della contabilizzazione.
Conti e centri di costo per riga
Una fattura può includere spese di più negozi, reparti o progetti. Calitem assegna categorie, sottoconti e centri di costo a ogni riga usando il tuo piano dei conti e le classificazioni precedenti del team.
Approvazioni che seguono le tue regole
Definisci chi deve approvare in base a importo, società, centro di costo o fornitore. Calitem instrada ogni documento nel flusso appropriato e consente l’approvazione automatica delle operazioni che rispettano i limiti che hai stabilito.
Scritture contabili generate dall’IA
Calitem usa il tuo piano dei conti e le decisioni contabili precedenti per generare le scritture e inviarle all’ERP. Le imputazioni sono incluse nel risultato, così il team non deve reinserire dati già elaborati.
Integrazioni che collegano l'intera operazione
Calitem collega l’ERP a sistemi di magazzino, POS e strumenti interni tramite integrazioni native e un’API aperta. Le connessioni specifiche si adattano ai flussi e ai dati della tua attività e riducono i trasferimenti manuali tra sistemi.
Diverse aziende, contabilità ben organizzata
Calitem gestisce più società e centri di costo. Classificazioni e percorsi di approvazione seguono la struttura operativa, sia per gruppi aziendali sia per studi contabili che gestiscono la contabilità dei clienti.
Analisi delle informazioni contabili
Calitem consente di analizzare le informazioni contabili e di contabilità fornitori che elabora. Il tuo team può utilizzare tali dati per tenere traccia dell'operazione e comprendere le spese, nonché completare il lavoro su ciascuna fattura.
Scopri di più: Ricezione dei documentiRiconciliazione di fatture, ordini e documenti di trasportoFlussi di approvazioneContabilità automatizzata
Scegli Captio se…
- Il maggior onere amministrativo deriva dalle spese di viaggio e dei dipendenti.
- È necessario gestire le diete e controllare il chilometraggio riportato.
- Desideri applicare policy e limiti alle carte aziendali.
- Stai cercando di collegare agenzie di viaggio, risorse umane e contabilità con il circuito delle spese.
Scegli Calitem se…
- Gestisci un volume elevato di fatture o processi che richiedono numerosi controlli prima della registrazione.
- Devi incrociare fatture, ordini e documenti di trasporto per riga e rilevare differenze di quantità o di prezzo.
- Distribuisci la spesa della stessa fattura tra diversi conti e centri di costo.
- Desideri configurare le approvazioni per società, centro di costo, importo o fornitore.
- Stai cercando di automatizzare la generazione delle scritture contabili con il tuo piano contabile e le classificazioni precedenti.
- Devi collegare l’ERP a sistemi di magazzino, POS o altri strumenti della tua attività.
Domande frequenti su Captio e Calitem
Quando scegliere Captio e quando scegliere Calitem?
Captio è adatto quando la tua priorità sono le spese dei dipendenti, le diarie e le polizze di viaggio. Calitem si adatta quando hai bisogno di automatizzare un elevato volume di fatture e documenti dei fornitori, incrociarli con ordini e documenti di trasporto, distribuire le spese per riga e generare scritture contabili con le tue regole. Entrambi offrono acquisizione e approvazioni; Il punto di partenza di ogni processo è diverso.
Con quali programmi si integra Calitem?
Calitem si integra con la maggior parte degli ERP disponibili sul mercato, come A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded e più di 20 altri. Le dimensioni disponibili variano in base al connettore: canali in a3innuva, progetti in Sage ed etichette in Holded.
Come fa Calitem a gestire i centri di costo?
Calitem utilizza progetti, canali o altre dimensioni a seconda del programma di contabilità. Permette di assegnarli automaticamente utilizzando indirizzi, descrizioni, fornitori o prodotti.
Come funziona l’abbinamento di fatture, documenti di trasporto e ordini in Calitem?
Il sistema di gestione documentale di Calitem abbina fatture, ordini e documenti di trasporto e confronta i prodotti. Controlla riferimenti, quantità, prezzi e imposte riga per riga e segnala le differenze da verificare.
Come funziona il rilevamento duplicati in Calitem?
Calitem identifica i duplicati basandosi sull'ID digitale di ciascun documento e incrociando dati come importi, numero documento e fornitore per segnalare i duplicati all'utente.
Come funziona il generatore di flussi di lavoro in Calitem?
In Calitem puoi configurare i percorsi per società, centro di costo, importo o fornitore, con approvazione automatica per le operazioni conformi alle tue regole.