Calitem vs Spendesk: facturas y gastos
Spendesk une tarjetas, compras, presupuestos y facturas. Compara su visión del gasto con el tratamiento contable de compras en Calitem.
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Respuesta corta
Elige Calitem para automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo personalizados, como comprobaciones de compras, imputaciones por línea y aprobaciones propias. Se adapta a las reglas de empresas y asesorías y genera los asientos para su ERP.
Considera Spendesk si quieres controlar el gasto desde la solicitud de compra hasta el pago, combinando tarjetas, facturas, reembolsos y presupuestos. Su propuesta reúne a empleados, aprobadores y finanzas alrededor de ese circuito.
¿Qué es Spendesk y cómo funciona?
Spendesk es una plataforma de gestión del gasto empresarial. Conecta compras, tarjetas corporativas, notas de gasto, facturas y presupuestos. El equipo financiero puede organizar las autorizaciones, seguir el gasto y preparar la información para contabilidad desde un mismo entorno.
Así se organiza el trabajo:
- Solicitar una compra o un medio de pago.El empleado indica lo que necesita comprar. La solicitud puede aprobarse automáticamente o pasar a un responsable según la política configurada.
- Pagar y reunir justificantes.Se utilizan tarjetas o el proceso de facturas de proveedor. Spendesk recoge los datos necesarios para relacionar la compra con su documentación.
- Revisar y completar el circuito contable.Finanzas gestiona aprobaciones y pagos, prepara los datos y los envía al sistema contable conectado.
Spendesk y Calitem comparten automatización de documentos y aprobaciones. Spendesk combina ese trabajo con medios de pago y control del gasto solicitado; Calitem se centra en las comprobaciones y reglas contables de cuentas por pagar hasta el asiento en el ERP.
Cuándo encaja Spendesk
- Autorización antes de comprar.Quieres que los equipos pidan y justifiquen el gasto antes de realizarlo.
- Suscripciones y compras online.Necesitas tarjetas virtuales asociadas a pagos puntuales o recurrentes.
- Facturas y gasto de empleados reunidos.Buscas una vista común de varios tipos de gasto y sus pagos.
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Dónde Spendesk lleva la ventaja
Tarjetas virtuales para compras concretas
Spendesk permite solicitar tarjetas de un solo uso o de pagos recurrentes. La solicitud sigue la política de autorización antes de activar el medio de pago, algo útil para compras online y suscripciones del equipo.
Un circuito de solicitudes antes del gasto
La plataforma conecta la petición de compra con su aprobación. Encaja cuando finanzas necesita intervenir antes de que se comprometa el presupuesto, en lugar de empezar la revisión cuando llega el justificante.
Facturas y pagos en la misma plataforma
Su gestión de cuentas por pagar cubre la recepción y revisión de facturas, las aprobaciones y el pago. Puede ser útil cuando quieres reunir el tratamiento de la factura y su desembolso con el resto del gasto empresarial.
Visibilidad conjunta de tarjetas, gastos y presupuestos
Spendesk combina distintos tipos de gasto en un mismo sistema de seguimiento. Es relevante para equipos que quieren revisar compras de empleados, facturas y presupuestos con una visión compartida entre responsables y finanzas.
Dónde Calitem lleva la ventaja
Documentos desde los canales de tu equipo
Calitem recibe facturas y documentos desde el correo, WhatsApp, Teams y repositorios compartidos. Una persona en una tienda o almacén puede enviar una foto sin instalar otra app. La documentación entra en el mismo proceso contable, aunque llegue por canales distintos.
Extracción adaptada a tus documentos
La IA extrae datos generales, líneas y campos específicos de tu operación. Calitem procesa hasta 250 documentos cada cinco minutos, para absorber grandes volúmenes sin transcribir las facturas una a una. Los campos con baja confianza pasan a revisión.
Facturas duplicadas bajo control
Calitem detecta documentos duplicados automáticamente. Cuando la misma factura llega por distintos canales, tu equipo puede identificar la repetición antes de que se convierta en más trabajo contable.
Conciliación de facturas, pedidos y albaranes
Calitem cruza los tres documentos por línea y comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos. Si se facturan más unidades de las recibidas o cambia un precio, señala la diferencia para que el equipo la revise antes de contabilizar.
Cuentas y centros de coste por línea
Una misma factura puede reunir gastos de varias tiendas, departamentos o proyectos. Calitem asigna categorías, subcuentas y centros de coste a cada línea usando tu plan contable y las clasificaciones anteriores del equipo.
Aprobaciones que siguen tus reglas
Define quién debe aprobar según el importe, la sociedad, el centro de coste o el proveedor. Calitem dirige cada documento por el flujo correspondiente y permite aprobar automáticamente las operaciones que cumplen los límites que has establecido.
Asientos contables generados por la IA
Calitem utiliza tu plan de cuentas y las decisiones contables anteriores para generar los asientos y enviarlos al ERP. Las imputaciones forman parte del resultado, de modo que el equipo no tiene que volver a introducir lo que ya se ha procesado.
Integraciones que conectan toda la operación
Calitem conecta el ERP con sistemas de stock, TPV y herramientas internas mediante integraciones nativas y una API abierta. Las conexiones específicas se adaptan al flujo y a los datos que necesita tu operación, para reducir las transferencias manuales entre sistemas.
Varias sociedades, una contabilidad bien organizada
Calitem trabaja con varias sociedades y centros de coste. Las clasificaciones y las rutas de aprobación se configuran según la estructura de la operación, tanto para grupos de empresas como para asesorías que llevan la contabilidad de sus clientes.
Análisis sobre la información contable
Calitem permite analizar la información contable y de cuentas por pagar que procesa. Tu equipo puede utilizar esos datos para seguir la operación y entender los gastos, además de completar el trabajo de cada factura.
Más información: Recepción de documentosConciliación de facturas, pedidos y albaranesFlujos de aprobaciónContabilidad automatizada
Elige Spendesk si…
- Quieres aprobar solicitudes antes de que los empleados realicen la compra.
- Necesitas tarjetas virtuales para pagos puntuales o suscripciones.
- Buscas gestionar el pago de las facturas dentro de la plataforma.
- Quieres reunir tarjetas, notas de gasto y presupuestos en un sistema común.
Elige Calitem si…
- Gestionas un alto volumen de facturas o procesos que requieren varias comprobaciones antes de contabilizar.
- Necesitas cruzar facturas, pedidos y albaranes por línea y detectar diferencias en cantidades o precios.
- Repartes el gasto de una misma factura entre distintas cuentas y centros de coste.
- Quieres configurar aprobaciones por sociedad, centro de coste, importe o proveedor.
- Buscas automatizar la generación de asientos con tu plan contable y las clasificaciones anteriores.
- Necesitas conectar el ERP con sistemas de stock, TPV u otras herramientas de tu operación.
Preguntas frecuentes sobre Spendesk y Calitem
¿Cuándo elegir Spendesk y cuándo Calitem?
Spendesk encaja si necesitas controlar compras y presupuestos, dar medios de pago a los empleados y gestionar facturas y pagos en un mismo entorno. Calitem encaja si el trabajo prioritario está en automatizar las cuentas por pagar con conciliación de compras, imputaciones por línea y reglas contables propias. Ambos incluyen aprobaciones e integraciones; conviene distinguir el control del gasto de la automatización del recorrido hasta el asiento.
¿Con qué programas se integra Calitem?
Calitem se integra con la mayoría de los ERP disponibles en el mercado, como A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded y más de 20 otros. Las dimensiones disponibles varían según el conector: canales en a3innuva, proyectos en Sage y etiquetas en Holded.
¿Cómo gestiona Calitem los centros de coste?
Calitem utiliza proyectos, canales u otras dimensiones según el programa contable. Permite asignarlos automáticamente mediante direcciones, descripciones, proveedores o productos.
¿Cómo funciona la conciliación de facturas, albaranes y pedidos en Calitem?
El gestor documental de Calitem concilia facturas, pedidos y albaranes y compara sus productos. Cruza factura, pedido y albarán por línea: comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos y señala las diferencias para revisión.
¿Cómo funciona la detección de duplicados en Calitem?
Calitem identifica duplicados basándose en el ID digital de cada documento y cruzando datos como importes, número de documento y proveedor para señalar duplicados al usuario.
¿Cómo funciona el constructor de flujos de trabajo en Calitem?
En Calitem puedes configurar rutas por sociedad, centro de coste, importe o proveedor, con aprobación automática para las operaciones que cumplen tus reglas.