Calitem vs Expensify: facturas de proveedor o gastos de empleados
Expensify se centra en gastos, viajes y reembolsos de empleados. Calitem automatiza las compras y facturas de proveedor.
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Respuesta corta
Elige Calitem para automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo personalizados, como comprobaciones de compras, imputaciones por línea y aprobaciones propias. Se adapta a las reglas de empresas y asesorías y genera los asientos para su ERP.
Considera Expensify si la mayor parte del trabajo está en tiques, notas de gasto, viajes y reembolsos de empleados, con políticas y revisión antes de liquidar.
¿Qué es Expensify y cómo funciona?
Expensify es una plataforma de gestión de gastos y viajes. Recoge justificantes, prepara informes, aplica políticas y organiza aprobaciones y reembolsos. Su oferta incluye reservas de viaje, conexiones con tarjetas existentes y sincronización contable.
Así se organiza el trabajo:
- Capturar el gasto.El empleado fotografía, reenvía o carga su justificante.
- Presentar y aprobar.Los gastos se categorizan y recorren el proceso de revisión correspondiente.
- Reembolsar y sincronizar.Se tramita la liquidación y se entrega la información al programa contable.
Expensify se centra en el recorrido del gasto del empleado. Calitem automatiza cuentas por pagar con documentos de compras, imputaciones, reglas de aprobación y generación de asientos.
Cuándo encaja Expensify
- Gastos de empleados.Tu equipo presenta tiques y solicita reembolsos.
- Viajes frecuentes.Quieres conectar reservas y liquidaciones de viaje.
- Tarjetas y políticas.Necesitas relacionar movimientos con justificantes y reglas de gasto.
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Dónde Expensify lleva la ventaja
Notas de gasto y reembolsos
Expensify organiza la presentación, aprobación y liquidación de gastos de empleados. Encaja cuando la empresa necesita devolver compras pagadas por trabajadores y conservar los justificantes de cada solicitud.
Reservas de viaje conectadas al gasto
La aplicación permite reservar vuelos, alojamiento y otros transportes dentro de su oferta de viajes. Es relevante cuando el equipo quiere relacionar la reserva con el posterior informe de gastos.
Uso de tarjetas existentes
Expensify permite conectar tarjetas que la empresa ya utiliza para incorporar y conciliar sus operaciones. Puede encajar cuando el proyecto de gastos debe conservar las tarjetas actuales del equipo.
Políticas aplicadas a los informes
La plataforma categoriza gastos y señala incumplimientos de las reglas configuradas. Ayuda a organizar la revisión cuando cada empleado presenta varios justificantes y la empresa necesita aplicar una política común.
Dónde Calitem lleva la ventaja
Documentos desde los canales de tu equipo
Calitem recibe facturas y documentos desde el correo, WhatsApp, Teams y repositorios compartidos. Una persona en una tienda o almacén puede enviar una foto sin instalar otra app. La documentación entra en el mismo proceso contable, aunque llegue por canales distintos.
Extracción adaptada a tus documentos
La IA extrae datos generales, líneas y campos específicos de tu operación. Calitem procesa hasta 250 documentos cada cinco minutos, para absorber grandes volúmenes sin transcribir las facturas una a una. Los campos con baja confianza pasan a revisión.
Facturas duplicadas bajo control
Calitem detecta documentos duplicados automáticamente. Cuando la misma factura llega por distintos canales, tu equipo puede identificar la repetición antes de que se convierta en más trabajo contable.
Conciliación de facturas, pedidos y albaranes
Calitem cruza los tres documentos por línea y comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos. Si se facturan más unidades de las recibidas o cambia un precio, señala la diferencia para que el equipo la revise antes de contabilizar.
Cuentas y centros de coste por línea
Una misma factura puede reunir gastos de varias tiendas, departamentos o proyectos. Calitem asigna categorías, subcuentas y centros de coste a cada línea usando tu plan contable y las clasificaciones anteriores del equipo.
Aprobaciones que siguen tus reglas
Define quién debe aprobar según el importe, la sociedad, el centro de coste o el proveedor. Calitem dirige cada documento por el flujo correspondiente y permite aprobar automáticamente las operaciones que cumplen los límites que has establecido.
Asientos contables generados por la IA
Calitem utiliza tu plan de cuentas y las decisiones contables anteriores para generar los asientos y enviarlos al ERP. Las imputaciones forman parte del resultado, de modo que el equipo no tiene que volver a introducir lo que ya se ha procesado.
Integraciones que conectan toda la operación
Calitem conecta el ERP con sistemas de stock, TPV y herramientas internas mediante integraciones nativas y una API abierta. Las conexiones específicas se adaptan al flujo y a los datos que necesita tu operación, para reducir las transferencias manuales entre sistemas.
Varias sociedades, una contabilidad bien organizada
Calitem trabaja con varias sociedades y centros de coste. Las clasificaciones y las rutas de aprobación se configuran según la estructura de la operación, tanto para grupos de empresas como para asesorías que llevan la contabilidad de sus clientes.
Análisis sobre la información contable
Calitem permite analizar la información contable y de cuentas por pagar que procesa. Tu equipo puede utilizar esos datos para seguir la operación y entender los gastos, además de completar el trabajo de cada factura.
Más información: Recepción de documentosConciliación de facturas, pedidos y albaranesFlujos de aprobaciónContabilidad automatizada
Elige Expensify si…
- Tu equipo presenta tiques y solicita reembolsos.
- Quieres conectar reservas y liquidaciones de viaje.
- Necesitas relacionar movimientos con justificantes y reglas de gasto.
Elige Calitem si…
- Gestionas un alto volumen de facturas o procesos que requieren varias comprobaciones antes de contabilizar.
- Necesitas cruzar facturas, pedidos y albaranes por línea y detectar diferencias en cantidades o precios.
- Repartes el gasto de una misma factura entre distintas cuentas y centros de coste.
- Quieres configurar aprobaciones por sociedad, centro de coste, importe o proveedor.
- Buscas automatizar la generación de asientos con tu plan contable y las clasificaciones anteriores.
- Necesitas conectar el ERP con sistemas de stock, TPV u otras herramientas de tu operación.
Preguntas frecuentes sobre Expensify y Calitem
¿Cuándo elegir Expensify y cuándo Calitem?
Expensify encaja si la mayor parte del trabajo está en tiques, notas de gasto, viajes y reembolsos de empleados, con políticas y revisión antes de liquidar. Calitem está pensado para automatizar un alto volumen de documentos y procesos de cuentas por pagar con conciliación de compras, imputaciones por línea y aprobaciones adaptadas a la empresa o asesoría, hasta el asiento en el ERP.
¿Con qué programas se integra Calitem?
Calitem se integra con la mayoría de los ERP disponibles en el mercado, como A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded y más de 20 otros. Las dimensiones disponibles varían según el conector: canales en a3innuva, proyectos en Sage y etiquetas en Holded.
¿Cómo gestiona Calitem los centros de coste?
Calitem utiliza proyectos, canales u otras dimensiones según el programa contable. Permite asignarlos automáticamente mediante direcciones, descripciones, proveedores o productos.
¿Cómo funciona la conciliación de facturas, albaranes y pedidos en Calitem?
El gestor documental de Calitem concilia facturas, pedidos y albaranes y compara sus productos. Cruza factura, pedido y albarán por línea: comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos y señala las diferencias para revisión.
¿Cómo funciona la detección de duplicados en Calitem?
Calitem identifica duplicados basándose en el ID digital de cada documento y cruzando datos como importes, número de documento y proveedor para señalar duplicados al usuario.
¿Cómo funciona el constructor de flujos de trabajo en Calitem?
En Calitem puedes configurar rutas por sociedad, centro de coste, importe o proveedor, con aprobación automática para las operaciones que cumplen tus reglas.