Calitem vs Spendesk: fatture e spese
Spendesk collega carte, acquisti, budget e fatture. Confronta la tua visione della spesa con il trattamento contabile degli acquisti in Calitem.
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Risposta breve
Scegli Calitem per automatizzare i processi aziendali con flussi personalizzati, come controlli sugli acquisti, imputazioni per riga e regole di approvazione specifiche. Si adatta alle regole di aziende e studi contabili e genera le scritture per il loro ERP.
Considera Spendesk se vuoi controllare la spesa dalla richiesta di acquisto al pagamento, combinando carte, fatture, rimborsi e budget. La sua proposta riunisce dipendenti, approvatori e finanza attorno a quel circuito.
Che cos’è Spendesk e come funziona?
Spendesk è una piattaforma di gestione delle spese aziendali. Collega acquisti, carte aziendali, note spese, fatture e budget. Il team finanziario può organizzare le autorizzazioni, tenere traccia delle spese e preparare le informazioni per la contabilità da un unico ambiente.
Ecco come è organizzato il lavoro:
- Richiedi un acquisto o un mezzo di pagamento.Il dipendente indica cosa deve acquistare. La richiesta può essere approvata automaticamente o passata a un manager in base alla policy configurata.
- Paga e ritira le ricevute.Vengono utilizzate le carte o il processo di fatturazione fornitore. Spendesk raccoglie i dati necessari per correlare l'acquisto alla propria documentazione.
- Rivedere e completare il circuito contabile.La finanza gestisce le approvazioni e i pagamenti, prepara i dati e li invia al sistema contabile collegato.
Spendesk e Calitem condividono l'automazione dei documenti e dell'approvazione. Spendesk abbina a questo lavoro i mezzi di pagamento ed il controllo della spesa richiesta; Calitem si concentra sui controlli contabili dei conti fornitori e sulle regole fino all'ingresso in ERP.
Quando scegliere Spendesk
- Autorizzazione prima dell'acquisto.Vuoi che i team chiedano e giustifichino la spesa prima di effettuarla.
- Abbonamenti e acquisti online.Hai bisogno di carte virtuali associate a pagamenti una tantum o ricorrenti.
- Raccolta fatture e spese dei dipendenti.Stai cercando una visione comune dei vari tipi di spese e dei relativi pagamenti.
Cos'è Calitem?
Calitem è il sistema di contabilità con IA che automatizza il ciclo passivo, dalla ricezione dei documenti alla scrittura contabile nel tuo ERP.
È pensato per le aziende in cui ogni fattura può richiedere diversi controlli: trovare l’ordine, verificare quanto ricevuto, ripartire il costo e ottenere l’approvazione necessaria. Calitem collega questo lavoro alle regole contabili e ai sistemi della tua azienda.
Dove Spendesk ha un vantaggio
Carte virtuali per acquisti specifici
Spendesk permette di richiedere carte di pagamento monouso o ricorrenti. La richiesta segue la policy di autorizzazione prima dell'attivazione del metodo di pagamento, utile per acquisti online e iscrizioni a squadre.
Un circuito di richieste prima della spesa
La piattaforma collega la richiesta di acquisto con la sua approvazione. Si adatta quando la finanza deve intervenire prima che il bilancio venga impegnato, piuttosto che avviare la revisione quando arriva la ricevuta.
Fatture e pagamenti sulla stessa piattaforma
La gestione della contabilità fornitori copre la ricezione e la revisione delle fatture, le approvazioni e i pagamenti. Può essere utile quando si desidera combinare il trattamento e l'esborso delle fatture con il resto delle spese aziendali.
Visibilità congiunta di carte, spese e budget
Spendesk combina diversi tipi di spese nello stesso sistema di tracciamento. È importante per i team che desiderano rivedere gli acquisti, le fatture e i budget dei dipendenti con una visione condivisa tra manager e finanza.
Dove Calitem ha un vantaggio
Documenti dai canali del tuo team
Calitem riceve fatture e documenti da email, WhatsApp, Teams e repository condivisi. Una persona in un negozio o in un magazzino può inviare una foto senza installare un'altra app. La documentazione entra nello stesso processo contabile, anche se arriva attraverso canali diversi.
Estrazione su misura per i tuoi documenti
L’IA estrae dati di testata, righe e campi specifici della tua attività. Calitem elabora fino a 250 documenti ogni cinque minuti per gestire grandi volumi senza trascrivere ogni fattura. I campi con bassa affidabilità vengono sottoposti a verifica.
Fatture duplicate sotto controllo
Calitem rileva automaticamente i documenti duplicati. Quando la stessa fattura arriva attraverso canali diversi, il tuo team può identificare le ripetizioni prima che si trasformino in ulteriore lavoro contabile.
Riconciliazione fatture, ordini e documenti di trasporto
Calitem incrocia i tre documenti per riga e controlla riferimenti, quantità, prezzi e imposte. Se vengono fatturate più unità di quelle ricevute o se il prezzo cambia, annota la differenza affinché il team possa esaminarla prima della contabilizzazione.
Conti e centri di costo per riga
Una fattura può includere spese di più negozi, reparti o progetti. Calitem assegna categorie, sottoconti e centri di costo a ogni riga usando il tuo piano dei conti e le classificazioni precedenti del team.
Approvazioni che seguono le tue regole
Definisci chi deve approvare in base a importo, società, centro di costo o fornitore. Calitem instrada ogni documento nel flusso appropriato e consente l’approvazione automatica delle operazioni che rispettano i limiti che hai stabilito.
Scritture contabili generate dall’IA
Calitem usa il tuo piano dei conti e le decisioni contabili precedenti per generare le scritture e inviarle all’ERP. Le imputazioni sono incluse nel risultato, così il team non deve reinserire dati già elaborati.
Integrazioni che collegano l'intera operazione
Calitem collega l’ERP a sistemi di magazzino, POS e strumenti interni tramite integrazioni native e un’API aperta. Le connessioni specifiche si adattano ai flussi e ai dati della tua attività e riducono i trasferimenti manuali tra sistemi.
Diverse aziende, contabilità ben organizzata
Calitem gestisce più società e centri di costo. Classificazioni e percorsi di approvazione seguono la struttura operativa, sia per gruppi aziendali sia per studi contabili che gestiscono la contabilità dei clienti.
Analisi delle informazioni contabili
Calitem consente di analizzare le informazioni contabili e di contabilità fornitori che elabora. Il tuo team può utilizzare tali dati per tenere traccia dell'operazione e comprendere le spese, nonché completare il lavoro su ciascuna fattura.
Scopri di più: Ricezione dei documentiRiconciliazione di fatture, ordini e documenti di trasportoFlussi di approvazioneContabilità automatizzata
Scegli Spendesk se…
- Desideri approvare le richieste prima che i dipendenti effettuino l'acquisto.
- Hai bisogno di carte virtuali per pagamenti o abbonamenti una tantum.
- Stai cercando di gestire il pagamento delle fatture all'interno della piattaforma.
- Vuoi riunire carte, note spese e budget in un sistema comune.
Scegli Calitem se…
- Gestisci un volume elevato di fatture o processi che richiedono numerosi controlli prima della registrazione.
- Devi incrociare fatture, ordini e documenti di trasporto per riga e rilevare differenze di quantità o di prezzo.
- Distribuisci la spesa della stessa fattura tra diversi conti e centri di costo.
- Desideri configurare le approvazioni per società, centro di costo, importo o fornitore.
- Stai cercando di automatizzare la generazione delle scritture contabili con il tuo piano contabile e le classificazioni precedenti.
- Devi collegare l’ERP a sistemi di magazzino, POS o altri strumenti della tua attività.
Domande frequenti su Spendesk e Calitem
Quando scegliere Spendesk e quando scegliere Calitem?
Spendesk è adatto se hai bisogno di controllare acquisti e budget, fornire metodi di pagamento ai dipendenti e gestire fatture e pagamenti nello stesso ambiente. Calitem è adatto se il lavoro prioritario è automatizzare la contabilità fornitori con riconciliazione degli acquisti, imputazioni per riga e regole contabili personalizzate. Entrambi prevedono approvazioni e integrazioni; Vale la pena distinguere il controllo delle spese dall'automazione del viaggio verso il posto.
Con quali programmi si integra Calitem?
Calitem si integra con la maggior parte degli ERP disponibili sul mercato, come A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded e più di 20 altri. Le dimensioni disponibili variano in base al connettore: canali in a3innuva, progetti in Sage ed etichette in Holded.
Come fa Calitem a gestire i centri di costo?
Calitem utilizza progetti, canali o altre dimensioni a seconda del programma di contabilità. Permette di assegnarli automaticamente utilizzando indirizzi, descrizioni, fornitori o prodotti.
Come funziona l’abbinamento di fatture, documenti di trasporto e ordini in Calitem?
Il sistema di gestione documentale di Calitem abbina fatture, ordini e documenti di trasporto e confronta i prodotti. Controlla riferimenti, quantità, prezzi e imposte riga per riga e segnala le differenze da verificare.
Come funziona il rilevamento duplicati in Calitem?
Calitem identifica i duplicati basandosi sull'ID digitale di ciascun documento e incrociando dati come importi, numero documento e fornitore per segnalare i duplicati all'utente.
Come funziona il generatore di flussi di lavoro in Calitem?
In Calitem puoi configurare i percorsi per società, centro di costo, importo o fornitore, con approvazione automatica per le operazioni conformi alle tue regole.