Calitem vs Shoeboxed: fatture o ricevute dei fornitori
Shoeboxed organizza ricevute digitali e cartacee. Calitem collega i documenti d'acquisto con riconciliazione, approvazioni e ERP.
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Risposta breve
Scegli Calitem per automatizzare i processi aziendali con flussi personalizzati, come controlli sugli acquisti, imputazioni per riga e regole di approvazione specifiche. Si adatta alle regole di aziende e studi contabili e genera le scritture per il loro ERP.
Considera Shoeboxed se accumuli molte ricevute cartacee e desideri convertirle in un file digitale utilizzando l'acquisizione mobile o un servizio di scansione con revisione umana.
Che cos’è Shoeboxed e come funziona?
Shoeboxed è uno strumento e un servizio di organizzazione delle ricevute per piccole imprese e professionisti. Ti consente di fornire foto, file ed e-mail e offre l'invio fisico della documentazione a un centro di elaborazione. Estrae i dati, li verifica e prepara le note spese.
Ecco come è organizzato il lavoro:
- Invia ricevute.L'utente carica documenti digitali o utilizza il servizio di scansione postale disponibile.
- Estrai e verifica.La piattaforma elabora i dati e il suo team verifica le informazioni estratte.
- Organizza e consegna.Le ricevute vengono classificate ed esportate con report per la revisione contabile.
Shoeboxed si concentra sull'organizzazione dei documenti giustificativi, in particolare sulla documentazione cartacea accumulata. Calitem automatizza il circuito della contabilità fornitori fino alla registrazione, con controlli sugli acquisti e regole contabili.
Quando scegliere Shoeboxed
- Molta carta accumulata.Vuoi digitalizzare e organizzare le ricevute fisiche.
- Recensione come servizio.Stai cercando un team per verificare i dati estratti.
- Note spese.È necessario fornire documenti giustificativi e chilometraggio per la revisione contabile.
Cos'è Calitem?
Calitem è il sistema di contabilità con IA che automatizza il ciclo passivo, dalla ricezione dei documenti alla scrittura contabile nel tuo ERP.
È pensato per le aziende in cui ogni fattura può richiedere diversi controlli: trovare l’ordine, verificare quanto ricevuto, ripartire il costo e ottenere l’approvazione necessaria. Calitem collega questo lavoro alle regole contabili e ai sistemi della tua azienda.
Dove Shoeboxed ha un vantaggio
Servizio di scansione cartacea
Shoeboxed offre buste per l'invio di ricevute al tuo centro di elaborazione. Si adatta quando il problema principale è convertire un accumulo fisico in documentazione digitale e stai cercando di esternalizzare quel lavoro.
Verifica dei dati umani
Il suo servizio include la revisione dei campi estratti da OCR. È rilevante per gli utenti che desiderano incaricare la verifica di importi, date e fornitori nell'ambito della preparazione della pratica.
Relazioni con allegati documenti giustificativi
Shoeboxed genera note spese che includono immagini di ricevute. Facilita la consegna della documentazione per la revisione, la preparazione contabile o la richiesta di rimborso.
Record di chilometraggio
L'offerta include uno strumento di monitoraggio del viaggio. È adatto quando l'utente ha la necessità di raccogliere viaggi e ricevute all'interno della documentazione di spesa della propria attività.
Dove Calitem ha un vantaggio
Documenti dai canali del tuo team
Calitem riceve fatture e documenti da email, WhatsApp, Teams e repository condivisi. Una persona in un negozio o in un magazzino può inviare una foto senza installare un'altra app. La documentazione entra nello stesso processo contabile, anche se arriva attraverso canali diversi.
Estrazione su misura per i tuoi documenti
L’IA estrae dati di testata, righe e campi specifici della tua attività. Calitem elabora fino a 250 documenti ogni cinque minuti per gestire grandi volumi senza trascrivere ogni fattura. I campi con bassa affidabilità vengono sottoposti a verifica.
Fatture duplicate sotto controllo
Calitem rileva automaticamente i documenti duplicati. Quando la stessa fattura arriva attraverso canali diversi, il tuo team può identificare le ripetizioni prima che si trasformino in ulteriore lavoro contabile.
Riconciliazione fatture, ordini e documenti di trasporto
Calitem incrocia i tre documenti per riga e controlla riferimenti, quantità, prezzi e imposte. Se vengono fatturate più unità di quelle ricevute o se il prezzo cambia, annota la differenza affinché il team possa esaminarla prima della contabilizzazione.
Conti e centri di costo per riga
Una fattura può includere spese di più negozi, reparti o progetti. Calitem assegna categorie, sottoconti e centri di costo a ogni riga usando il tuo piano dei conti e le classificazioni precedenti del team.
Approvazioni che seguono le tue regole
Definisci chi deve approvare in base a importo, società, centro di costo o fornitore. Calitem instrada ogni documento nel flusso appropriato e consente l’approvazione automatica delle operazioni che rispettano i limiti che hai stabilito.
Scritture contabili generate dall’IA
Calitem usa il tuo piano dei conti e le decisioni contabili precedenti per generare le scritture e inviarle all’ERP. Le imputazioni sono incluse nel risultato, così il team non deve reinserire dati già elaborati.
Integrazioni che collegano l'intera operazione
Calitem collega l’ERP a sistemi di magazzino, POS e strumenti interni tramite integrazioni native e un’API aperta. Le connessioni specifiche si adattano ai flussi e ai dati della tua attività e riducono i trasferimenti manuali tra sistemi.
Diverse aziende, contabilità ben organizzata
Calitem gestisce più società e centri di costo. Classificazioni e percorsi di approvazione seguono la struttura operativa, sia per gruppi aziendali sia per studi contabili che gestiscono la contabilità dei clienti.
Analisi delle informazioni contabili
Calitem consente di analizzare le informazioni contabili e di contabilità fornitori che elabora. Il tuo team può utilizzare tali dati per tenere traccia dell'operazione e comprendere le spese, nonché completare il lavoro su ciascuna fattura.
Scopri di più: Ricezione dei documentiRiconciliazione di fatture, ordini e documenti di trasportoFlussi di approvazioneContabilità automatizzata
Scegli Shoeboxed se…
- Vuoi digitalizzare e organizzare le ricevute fisiche.
- Stai cercando un team per verificare i dati estratti.
- È necessario fornire documenti giustificativi e chilometraggio per la revisione contabile.
Scegli Calitem se…
- Gestisci un volume elevato di fatture o processi che richiedono numerosi controlli prima della registrazione.
- Devi incrociare fatture, ordini e documenti di trasporto per riga e rilevare differenze di quantità o di prezzo.
- Distribuisci la spesa della stessa fattura tra diversi conti e centri di costo.
- Desideri configurare le approvazioni per società, centro di costo, importo o fornitore.
- Stai cercando di automatizzare la generazione delle scritture contabili con il tuo piano contabile e le classificazioni precedenti.
- Devi collegare l’ERP a sistemi di magazzino, POS o altri strumenti della tua attività.
Domande frequenti su Shoeboxed e Calitem
Quando scegliere Shoeboxed e quando scegliere Calitem?
Shoeboxed è una buona soluzione se accumuli molte ricevute cartacee e desideri convertirle in un file digitale utilizzando l'acquisizione mobile o un servizio di scansione con revisione umana. Calitem è progettato per automatizzare un elevato volume di documenti e processi di contabilità fornitori con riconciliazioni di acquisto, imputazioni per riga e approvazioni adatte all'azienda o allo studio contabile, fino all'inserimento nell’ERP.
Con quali programmi si integra Calitem?
Calitem si integra con la maggior parte degli ERP disponibili sul mercato, come A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded e più di 20 altri. Le dimensioni disponibili variano in base al connettore: canali in a3innuva, progetti in Sage ed etichette in Holded.
Come fa Calitem a gestire i centri di costo?
Calitem utilizza progetti, canali o altre dimensioni a seconda del programma di contabilità. Permette di assegnarli automaticamente utilizzando indirizzi, descrizioni, fornitori o prodotti.
Come funziona l’abbinamento di fatture, documenti di trasporto e ordini in Calitem?
Il sistema di gestione documentale di Calitem abbina fatture, ordini e documenti di trasporto e confronta i prodotti. Controlla riferimenti, quantità, prezzi e imposte riga per riga e segnala le differenze da verificare.
Come funziona il rilevamento duplicati in Calitem?
Calitem identifica i duplicati basandosi sull'ID digitale di ciascun documento e incrociando dati come importi, numero documento e fornitore per segnalare i duplicati all'utente.
Come funziona il generatore di flussi di lavoro in Calitem?
In Calitem puoi configurare i percorsi per società, centro di costo, importo o fornitore, con approvazione automatica per le operazioni conformi alle tue regole.