Glosario de cuentas por pagar IA

Cuentas por pagar IA · AP IA · AI-first AP

Conjunto de tecnologías de IA, extracción, clasificación, validación y enrutamiento, aplicadas al ciclo de procesamiento de facturas de proveedor.

Tradicionalmente, gestionar cuentas por pagar significaba leer cada factura, teclearla, validar IVA, enrutar para aprobación y contabilizar. La IA invierte ese flujo: la factura llega, el sistema la entiende, la categoriza, identifica al proveedor, y la pasa al aprobador correcto sin que nadie escriba un número. El concepto no es OCR + pasos manuales: es un agente que toma decisiones contables. Lee la guía completa: IA en contabilidad en 2026 →

OCR vs IA

OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) extrae texto de una imagen. La IA entiende ese texto, lo contextualiza, y toma decisiones.

OCR responde a la pregunta "¿qué dice esta imagen?". La IA responde a "¿qué hago con esta factura?". Confundirlas es lo que llevó a que muchos programas españoles llamen "IA" a lo que en realidad es solo OCR mejorado o un chatbot de ayuda. Si el sistema no clasifica la cuenta del PGC, no detecta duplicados ni decide aprobaciones, no es IA, es OCR. Lee el análisis completo: OCR vs IA en cuentas por pagar →

Conciliación triple automática · 3-way match · Concordancia a tres bandas

Comparación automática entre tres documentos: pedido de compra, albarán de entrega y factura del proveedor. La factura solo se aprueba si los tres coinciden.

Es el estándar mundial de control financiero en el ciclo de compras. Manualmente: tienes que abrir tres documentos en pantallas distintas y cruzar números. Automatizada: el sistema lo hace al recibir la factura. Si los tres no coinciden, escala al humano correcto con la diferencia ya detectada.

Captura inteligente de facturas

Proceso por el cual un sistema recibe una factura (en email, PDF, papel escaneado, XML o EDI) y extrae automáticamente los datos clave sin intervención humana.

Va más allá del simple "subir factura": identifica al emisor, extrae líneas de detalle, calcula el IVA correctamente (incluido reverse charge e intracomunitario), y verifica la coherencia matemática. Una buena captura inteligente lee desde el email directamente sin requerir que nadie suba el documento.

Touchless AP · Cuentas por pagar sin toque · Pagos sin intervención

Procesamiento end-to-end de una factura, desde recepción hasta asiento contable y pago, sin intervención manual cuando la factura cumple las reglas configuradas.

Una factura "touchless" entra, se aprueba según reglas, se contabiliza, y se paga sin que ningún humano escriba un número. El humano solo interviene en las excepciones: importes inusuales, proveedores nuevos, conciliación con discrepancia. Es el grado más alto de automatización en cuentas por pagar.

Verifactu · Sistema VeriFactu · RD 1007/2023

Sistema de la AEAT (RD 1007/2023) que obliga al software de facturación a registrar facturas de forma inalterable y enviarlas con código QR y validación.

Es el sistema con el que España hace más difícil la evasión: las facturas tienen que estar firmadas, encadenadas y reportadas en tiempo real. Plazos: 1 de enero de 2027 para empresas; 1 de julio de 2027 para autónomos. El software que no cumpla Verifactu no podrá emitir facturas válidas.

SII · Suministro Inmediato de Información

Sistema de la AEAT que obliga a empresas con facturación >6M€/año a reportar IVA en plazos de 4 días, registro a registro.

SII no es Verifactu: SII es para grandes contribuyentes y opera desde 2017; Verifactu es la próxima fase y aplica a todos. Comparten el principio: la AEAT quiere ver tus facturas casi en tiempo real. Si llevas SII manualmente, llegas tarde un día y acumulas requerimientos.

Plan General Contable · PGC

Estándar oficial español que define las cuentas y el orden de los asientos. Hay tres versiones: normal, PYMEs y autónomos.

Toda factura recibida en España termina en un asiento contable que sigue el PGC. Las cuentas 6XX (gastos) o 2XX (inmovilizado), 472 (IVA soportado) y 410 (proveedor) son ineludibles. La diferencia entre un asiento bien hecho y uno mal hecho es la diferencia entre un cierre limpio y un trimestre lleno de ajustes.

Asiento contable automático

Registro contable generado por software que aplica las reglas del PGC sin intervención humana, basándose en datos extraídos de la factura.

Tradicionalmente lo hace el contable o el asesor: lee la factura, decide qué cuenta usar, escribe el asiento. Automatizado: el sistema clasifica la factura, mapea las cuentas PGC y propone (o registra) el asiento listo para revisar. La revisión humana se concentra en excepciones, no en datos repetitivos. Más contexto en la guía pilar: qué automatiza la IA en contabilidad y qué no.

Modelo 303

Declaración trimestral del IVA. Resume el IVA repercutido (ventas) y soportado (compras) del trimestre.

Lo presentan empresas y autónomos cada trimestre (abril, julio, octubre, enero). La calidad del 303 depende directamente de la calidad de tu registro de facturas: si una factura está mal contabilizada, el 303 sale mal y la AEAT lo cruza con el modelo 390 anual.

Modelo 347

Declaración anual de operaciones con terceros que superan los 3.005,06 € con un mismo cliente o proveedor en el año.

Se presenta en febrero. Requiere consolidar todas las facturas por NIF para detectar quién supera el umbral. Es donde más errores aparecen porque las facturas suelen estar mal asociadas al proveedor correcto cuando se ha tecleado a mano.

Modelo 349

Declaración mensual o trimestral de operaciones intracomunitarias (compras y ventas con países de la UE).

Las operaciones intracomunitarias tienen reglas especiales: reverse charge, validación de NIF intracomunitario en VIES, plazos estrictos. Los errores en el 349 generan requerimientos de la AEAT casi inmediatos porque se cruzan con los datos de Hacienda en otros países UE.

Reverse charge · Inversión del sujeto pasivo · Art. 84.1.2º LIVA

Mecanismo del IVA por el cual el comprador (no el vendedor) declara y paga el IVA. Aplica a operaciones intracomunitarias, importaciones y ciertos servicios B2B.

En vez de pagar el IVA al proveedor, lo registras tú directamente en tu declaración (artículo 84.1.2º de la Ley del IVA). Si lo aplicas mal, o no lo aplicas cuando deberías, hay sanción. Es uno de los errores más frecuentes en las inspecciones, especialmente en operaciones intracomunitarias declaradas en el Modelo 349.

Conciliación bancaria

Proceso de cruce entre los movimientos bancarios y las facturas registradas para confirmar qué facturas están pagadas.

Manualmente: abres extracto bancario, vas factura a factura, marcas pagadas. Automatizada: el sistema empareja por importe, fecha y concepto, y solo te avisa de los conflictos. La conciliación tradicional falla en tres casos: pagos parciales, pagos agrupados y comisiones de transferencia.

Auditabilidad IA · Trazabilidad de decisiones IA

Capacidad de un sistema de IA de mostrar, para cada decisión que toma, por qué la tomó y con qué datos.

Un sistema de IA sin auditabilidad es una caja negra. Si no puedes explicar por qué la IA categorizó una factura como suministro o aplicó reverse charge, no puedes defenderlo ante una inspección de Hacienda. La auditabilidad es lo que separa una IA usable en contabilidad de una IA usable como demo. Profundiza en la guía sobre IA en contabilidad.