Riconciliazione bancaria automatizzata: otto domande per una demo
La riconciliazione bancaria confronta i movimenti della banca con le registrazioni contabili per confermare incassi e pagamenti e individuare le differenze. Le corrispondenze esatte sono semplici. La prova utile è come il software gestisce un movimento che non corrisponde a una sola fattura per lo stesso importo.
Questa è una guida educativa. Calitem non esegue la riconciliazione bancaria. Il suo ruolo nel ciclo passivo termina con la preparazione contabile e l’invio validato all’ERP.
Quattro casi da includere nella prova
Pagamenti parziali
Una fattura può essere pagata in più rate. Il sistema deve mostrare come propone l’abbinamento parziale, come mantiene visibile il saldo residuo e cosa deve confermare il revisore.
Pagamenti raggruppati
Un bonifico può coprire più fatture. Chiedi al software di identificare il gruppo possibile e mostrare come torna il totale, invece di provare solo esempi uno a uno.
Commissioni e deduzioni
Il movimento bancario può differire dalla fattura per commissioni, sconti o altre deduzioni. Verifica se il prodotto separa questi importi e come viene revisionato il trattamento contabile.
Differenze di valuta
Fattura e pagamento possono usare valute o tassi di cambio diversi. La demo deve mostrare i valori originali, l’importo convertito e ogni differenza rimasta da revisionare.
I dati bancari fanno parte della prova
Il risultato dipende dal dettaglio e dalla frequenza dei dati bancari. Chiedi quali banche supporta il prodotto, quali campi arrivano dalla connessione, ogni quanto si aggiornano e quale importazione manuale resta necessaria.
Non considerare «Open Banking», «API» o «tempo reale» come prove sufficienti. Verifica gli istituti e i tipi di conto che usi.
Otto domande per il fornitore
- Quale quota dei nostri movimenti abituali può proporre come corrispondenze su un mese rappresentativo?
- Come rappresenta i pagamenti parziali e il saldo residuo?
- Come propone un gruppo di fatture per un unico pagamento?
- Come separa commissioni, sconti e deduzioni?
- Come gestisce valute e differenze di cambio?
- Quali nostre banche e tipi di conto si collegano direttamente e con quale frequenza si aggiornano?
- Quali dati di origine e quale spiegazione vede il revisore per ogni abbinamento proposto?
- Come si annulla e corregge un abbinamento errato e come influisce sulle proposte successive?
Usa i tuoi estratti e le tue registrazioni nella demo. Una percentuale ottenuta sui dati preparati dal fornitore non predice il risultato con i tuoi riferimenti, abitudini di pagamento, banche e valute.
Dove si ferma Calitem
Calitem riceve le fatture fornitori, estrae i dati, rileva duplicati, abbina fatture, ordini e documenti di consegna, gestisce le approvazioni e prepara le scritture per la revisione e l’invio all’ERP.
Movimenti bancari, abbinamento dei pagamenti e riconciliazione restano nell’ERP o nello strumento bancario specialistico. La domanda rilevante per l’integrazione è se i dati validati di fornitore e contabilità arrivano con i riferimenti necessari al processo bancario successivo.