Uso dell'IA per preparare il lavoro del ciclo passivo, compresi estrazione, duplicati, abbinamento, classificazione e approvazioni.
Il ciclo inizia dai documenti del fornitore e termina con un risultato contabile validato. L'IA può preparare diversi passaggi: leggere la fattura, strutturare i dati, tenere insieme i documenti collegati, proporre una classificazione e inviare eccezioni o approvazioni a una persona. Ciò che conta non è l'etichetta, ma quali parti del flusso completa il sistema e quali lascia alla revisione.Leggi la guida sull'IA in contabilità →
OCR vs IA
L'OCR converte il testo di un'immagine in dati leggibili da una macchina. L'IA può usare quei dati con il contesto documentale e contabile per preparare i passaggi successivi.
L'OCR risponde a una domanda precisa: quale testo compare nel file? Un sistema per il ciclo passivo può poi usare altri modelli e logiche configurate per strutturare le righe, rilevare duplicati, collegare documenti, proporre classificazioni o inviare una revisione. Valuta questi lavori separatamente invece di trattare “IA” come una sola funzione.Leggi la guida per valutare OCR e IA →
Riconciliazione tripla automatica · 3-way match · Riconciliazione a tre vie
Confronto di una fattura fornitore con l'ordine di acquisto e i documenti di consegna prima che prosegua verso approvazione e contabilità.
Il controllo confronta riferimenti, quantità, prezzi, importi e imposte tra i documenti collegati. L'abbinamento manuale richiede di trovare e confrontare ogni fonte. L'abbinamento automatizzato riunisce il set e segnala le differenze da revisionare.
Cattura intelligente di fatture
Ricezione di fatture da canali collegati ed estrazione dei dati del documento e delle righe in campi strutturati.
La cattura può iniziare da email, repository condiviso, API, caricamento PDF, scansione o fotografia. Il sistema identifica il documento ed estrae intestazione e righe. La confidenza per campo permette di inviare i valori incerti a una persona. Ricezione ed estrazione sono lavori distinti, quindi vanno verificati entrambi.
Touchless AP · Ciclo passivo senza tocchi · Pagamenti senza intervento
Termine usato per fatture che avanzano attraverso ricezione, controlli, approvazione, contabilità e, in alcuni prodotti, pagamento senza gestione manuale.
Il confine esatto cambia da prodotto a prodotto. Alcuni si fermano a una scrittura validata; altri includono registrazione o pagamento. Chiedi quali passaggi sono automatici, quali regole permettono quel percorso e dove le eccezioni tornano a una persona.
Verifactu (Spagna) · Sistema VeriFactu · RD 1007/2023
Nome comune di una modalità prevista dal regolamento spagnolo sui sistemi informatici di fatturazione, disciplinato dal RD 1007/2023 e successive modifiche.
La norma riguarda i sistemi usati per emettere fatture e richiede integrità, conservazione, accessibilità, leggibilità, tracciabilità e inalterabilità dei registri. VERI*FACTU è una delle modalità previste, non l'obbligo di trasmettere tutte le fatture in tempo reale. Le scadenze generali vigenti sono il 1° gennaio 2027 per i contribuenti soggetti all'imposta spagnola sulle società e il 1° luglio 2027 per gli altri soggetti dell'articolo 3.1, con esclusioni rilevanti.
SII (Spagna) · Suministro Inmediato de Información · Reportistica IVA in tempo reale (Spagna)
Sistema dell'AEAT per tenere elettronicamente i registri IVA mediante l'invio dei dati di fatturazione.
L'SII e il regolamento sui sistemi informatici di fatturazione hanno ambiti e obblighi differenti. L'SII riguarda determinati contribuenti, tra cui grandi imprese, gruppi IVA e REDEME, oltre a chi vi aderisce volontariamente. VERI*FACTU non va descritto come una fase successiva valida per tutti né come sostituto dell'SII.
Piano dei conti spagnolo (PGC) · Plan General Contable · PGC
Standard ufficiale spagnolo che definisce i conti e l'ordine delle scritture contabili. Tre versioni: normale, PMI e autonomi.
Ogni fattura ricevuta in Spagna finisce in una scrittura contabile che segue il PGC. I conti 6XX (costi) o 2XX (immobilizzazioni), 472 (IVA a credito) e 410 (fornitori) sono ineludibili. Per chi fattura a clienti spagnoli o ha sedi in Spagna, conoscere il PGC è essenziale.
Scrittura contabile automatica
Registrazione contabile preparata dal software a partire dai dati estratti dalla fattura e dalla struttura contabile dell'organizzazione.
Tradizionalmente lo fa il commercialista o il contabile: legge la fattura, decide il conto, scrive la registrazione. Automatizzato: il sistema classifica la fattura, mappa i conti del PGC e propone (o registra) la scrittura pronta per la revisione. La revisione umana si concentra sulle eccezioni, non sull'inserimento dati. Più contesto nella guida pilastro: cosa automatizza l'IA in contabilità e cosa no.
Modelo 303 (Spagna)
Dichiarazione IVA trimestrale spagnola. Riassume l'IVA a debito (vendite) e a credito (acquisti) del trimestre.
Lo presentano aziende e autonomi spagnoli ogni trimestre (aprile, luglio, ottobre, gennaio). La qualità del 303 dipende direttamente dalla qualità del registro fatture: se una fattura è registrata male, il 303 esce sbagliato e l'AEAT lo incrocia con il modello annuale 390.
Modelo 347 (Spagna)
Dichiarazione annuale spagnola di operazioni con terzi che superano i 3.005,06 € con uno stesso cliente o fornitore in un anno.
Si presenta a febbraio. Richiede di consolidare tutte le fatture per partita IVA per individuare chi supera la soglia. È dove emergono più errori, perché le fatture inserite a mano sono spesso associate al fornitore sbagliato.
Modelo 349 (Spagna)
Dichiarazione mensile o trimestrale spagnola delle operazioni intracomunitarie (acquisti e vendite con paesi UE).
Le operazioni intracomunitarie hanno regole speciali: reverse charge, validazione partita IVA in VIES, scadenze stringenti. Gli errori sul 349 generano richieste dell'AEAT quasi immediate, perché vengono incrociati con i dati delle altre amministrazioni fiscali UE.
Meccanismo IVA per cui chi acquista (non chi vende) dichiara e versa l'IVA. Si applica a operazioni intracomunitarie, importazioni e a determinati servizi B2B.
Invece di pagare al fornitore l'IVA pertinente, l'acquirente la contabilizza secondo le regole applicabili. Ambito e dichiarazione dipendono dalla giurisdizione e dall'operazione, quindi il professionista deve verificare il documento e la normativa locale.
Riconciliazione bancaria
Processo di confronto tra i movimenti bancari e le fatture registrate per confermare quali fatture sono state pagate.
La riconciliazione manuale confronta uno a uno movimenti bancari e registrazioni contabili. La riconciliazione automatizzata propone corrispondenze usando importo, data, riferimento e controparte. Pagamenti parziali o raggruppati, commissioni e differenze di cambio richiedono spesso logiche aggiuntive o revisione.
Spiegabilità dell'IA contabile · Visibilità delle fonti · Contesto di revisione IA
Capacità di revisionare documento di origine, valori estratti, confidenza, logica configurata e controlli umani dietro un risultato contabile.
La spiegabilità aiuta a collegare la proposta contabile alle informazioni che l'hanno prodotta. Sono utili il documento originale, i valori e la confidenza, i documenti collegati, lo stato del flusso e ogni correzione umana. Questo contesto di revisione non equivale a un sistema regolamentato di conservazione né a un registro di audit di conformità. Approfondisci nella guida sull'IA in contabilità.
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