Calitem vs GITDOC: facturas y archivo
GITDOC combina digitalización y servicios de gestión documental. Calitem ejecuta las comprobaciones y reglas contables sobre las compras.
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Respuesta corta
Elige Calitem para automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo personalizados, como comprobaciones de compras, imputaciones por línea y aprobaciones propias. Se adapta a las reglas de empresas y asesorías y genera los asientos para su ERP.
Considera GITDOC si necesitas un proyecto de gestión documental que incluya archivos físicos, digitalización y servicios de back office, además del tratamiento de documentos digitales.
¿Qué es GITDOC y cómo funciona?
GITDOC es una empresa de gestión documental y externalización de procesos administrativos. Su oferta combina custodia de archivos, digitalización, destrucción documental y soluciones de gestión y workflow. El alcance puede empezar en el archivo físico de la organización.
Así se organiza el trabajo:
- Organizar la documentación.Se define el tratamiento del archivo y los procesos que se van a digitalizar.
- Digitalizar y gestionar.Los documentos se incorporan a las soluciones y servicios de gestión documental.
- Operar el proceso.El proyecto puede incluir custodia física, servicios de back office y tratamiento del archivo.
GITDOC puede resolver necesidades de archivo y externalización documental más amplias. Calitem automatiza las comprobaciones y tareas contables de cuentas por pagar sobre los documentos de la empresa.
Cuándo encaja GITDOC
- Archivo en papel.Debes custodiar o digitalizar un fondo documental físico.
- Externalización administrativa.Quieres contratar servicios de back office además de software.
- Varias áreas documentales.Tu proyecto incluye expedientes y registros ajenos a las cuentas por pagar.
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Dónde GITDOC lleva la ventaja
Custodia de archivos físicos
GITDOC ofrece un servicio de custodia para documentación en papel. Es relevante cuando la necesidad no termina al extraer los datos y la organización debe gestionar también el archivo físico que ya conserva.
Digitalización del archivo existente
Su servicio de digitalización permite abordar fondos documentales acumulados. Encaja en proyectos donde hay que transformar un archivo en papel antes de organizar la consulta y el trabajo digital del equipo.
Servicios de back office
La oferta incluye externalización de tareas administrativas. El comprador puede contratar capacidad operativa junto a la tecnología cuando busca que un proveedor se ocupe de parte del proceso documental.
Gestión documental de distintas áreas
GITDOC presenta soluciones para documentación clínica, recursos humanos y registros, además de facturas. Resulta útil si el proyecto afecta a varios departamentos y debe organizar tipos documentales distintos.
Dónde Calitem lleva la ventaja
Documentos desde los canales de tu equipo
Calitem recibe facturas y documentos desde el correo, WhatsApp, Teams y repositorios compartidos. Una persona en una tienda o almacén puede enviar una foto sin instalar otra app. La documentación entra en el mismo proceso contable, aunque llegue por canales distintos.
Extracción adaptada a tus documentos
La IA extrae datos generales, líneas y campos específicos de tu operación. Calitem procesa hasta 250 documentos cada cinco minutos, para absorber grandes volúmenes sin transcribir las facturas una a una. Los campos con baja confianza pasan a revisión.
Facturas duplicadas bajo control
Calitem detecta documentos duplicados automáticamente. Cuando la misma factura llega por distintos canales, tu equipo puede identificar la repetición antes de que se convierta en más trabajo contable.
Conciliación de facturas, pedidos y albaranes
Calitem cruza los tres documentos por línea y comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos. Si se facturan más unidades de las recibidas o cambia un precio, señala la diferencia para que el equipo la revise antes de contabilizar.
Cuentas y centros de coste por línea
Una misma factura puede reunir gastos de varias tiendas, departamentos o proyectos. Calitem asigna categorías, subcuentas y centros de coste a cada línea usando tu plan contable y las clasificaciones anteriores del equipo.
Aprobaciones que siguen tus reglas
Define quién debe aprobar según el importe, la sociedad, el centro de coste o el proveedor. Calitem dirige cada documento por el flujo correspondiente y permite aprobar automáticamente las operaciones que cumplen los límites que has establecido.
Asientos contables generados por la IA
Calitem utiliza tu plan de cuentas y las decisiones contables anteriores para generar los asientos y enviarlos al ERP. Las imputaciones forman parte del resultado, de modo que el equipo no tiene que volver a introducir lo que ya se ha procesado.
Integraciones que conectan toda la operación
Calitem conecta el ERP con sistemas de stock, TPV y herramientas internas mediante integraciones nativas y una API abierta. Las conexiones específicas se adaptan al flujo y a los datos que necesita tu operación, para reducir las transferencias manuales entre sistemas.
Varias sociedades, una contabilidad bien organizada
Calitem trabaja con varias sociedades y centros de coste. Las clasificaciones y las rutas de aprobación se configuran según la estructura de la operación, tanto para grupos de empresas como para asesorías que llevan la contabilidad de sus clientes.
Análisis sobre la información contable
Calitem permite analizar la información contable y de cuentas por pagar que procesa. Tu equipo puede utilizar esos datos para seguir la operación y entender los gastos, además de completar el trabajo de cada factura.
Más información: Recepción de documentosConciliación de facturas, pedidos y albaranesFlujos de aprobaciónContabilidad automatizada
Elige GITDOC si…
- Debes custodiar o digitalizar un fondo documental físico.
- Quieres contratar servicios de back office además de software.
- Tu proyecto incluye expedientes y registros ajenos a las cuentas por pagar.
Elige Calitem si…
- Gestionas un alto volumen de facturas o procesos que requieren varias comprobaciones antes de contabilizar.
- Necesitas cruzar facturas, pedidos y albaranes por línea y detectar diferencias en cantidades o precios.
- Repartes el gasto de una misma factura entre distintas cuentas y centros de coste.
- Quieres configurar aprobaciones por sociedad, centro de coste, importe o proveedor.
- Buscas automatizar la generación de asientos con tu plan contable y las clasificaciones anteriores.
- Necesitas conectar el ERP con sistemas de stock, TPV u otras herramientas de tu operación.
Preguntas frecuentes sobre GITDOC y Calitem
¿Cuándo elegir GITDOC y cuándo Calitem?
GITDOC encaja si necesitas un proyecto de gestión documental que incluya archivos físicos, digitalización y servicios de back office, además del tratamiento de documentos digitales. Calitem está pensado para automatizar un alto volumen de documentos y procesos de cuentas por pagar con conciliación de compras, imputaciones por línea y aprobaciones adaptadas a la empresa o asesoría, hasta el asiento en el ERP.
¿Con qué programas se integra Calitem?
Calitem se integra con la mayoría de los ERP disponibles en el mercado, como A3, Sage, SAP, NetSuite, QuickBooks, Holded y más de 20 otros. Las dimensiones disponibles varían según el conector: canales en a3innuva, proyectos en Sage y etiquetas en Holded.
¿Cómo gestiona Calitem los centros de coste?
Calitem utiliza proyectos, canales u otras dimensiones según el programa contable. Permite asignarlos automáticamente mediante direcciones, descripciones, proveedores o productos.
¿Cómo funciona la conciliación de facturas, albaranes y pedidos en Calitem?
El gestor documental de Calitem concilia facturas, pedidos y albaranes y compara sus productos. Cruza factura, pedido y albarán por línea: comprueba referencias, cantidades, precios e impuestos y señala las diferencias para revisión.
¿Cómo funciona la detección de duplicados en Calitem?
Calitem identifica duplicados basándose en el ID digital de cada documento y cruzando datos como importes, número de documento y proveedor para señalar duplicados al usuario.
¿Cómo funciona el constructor de flujos de trabajo en Calitem?
En Calitem puedes configurar rutas por sociedad, centro de coste, importe o proveedor, con aprobación automática para las operaciones que cumplen tus reglas.