Fatture in Ekon
Prima di registrare una fattura in Ekon, Calitem la raccoglie, confronta ordini e documenti di trasporto, assegna conti e centri di costo e applica le tue regole di approvazione. Il tuo team può concentrarsi sulle eccezioni.
Calitem e Cegid Ekon XRP
Ekon riunisce il ciclo degli acquisti e la gestione finanziaria nello stesso ERP. Calitem si occupa delle fatture prima della registrazione contabile: raccolta, verifiche, classificazione della spesa e approvazioni.
Acquisti
- Ordini e documenti di trasporto
- Fatture fornitori
Finanza
- Contabilità generale
- Centri di costo e contabilità analitica
Cos'è Calitem?
Calitem è il sistema di contabilità con IA che automatizza il ciclo passivo, dalla ricezione dei documenti alla scrittura contabile nel tuo ERP.
È pensato per le aziende in cui ogni fattura può richiedere diversi controlli: trovare l'ordine, verificare quanto ricevuto, ripartire il costo e ottenere l'approvazione necessaria. Calitem collega questo lavoro alle regole contabili e ai sistemi della tua azienda.
Se utilizzi Cegid Ekon XRP, questo lavoro può essere organizzato intorno ai tuoi documenti di acquisto e alla tua struttura contabile, senza sostituire l'ERP.
Perché integrare Calitem con Cegid Ekon XRP
Controlla prima di registrare
Una fattura può essere letta correttamente ma non corrispondere a quanto ordinato o ricevuto. Calitem confronta i documenti riga per riga e segnala differenze di riferimenti, quantità, prezzi e imposte.
Prepara l'imputazione
Calitem assegna conti e centri di costo in base alle tue regole e al contenuto di ogni spesa. Le righe di una fattura mista possono appartenere a centri differenti.
Riduci il lavoro ripetitivo
Raccogli le fatture dai tuoi canali, gestisci le approvazioni e prepara le informazioni contabili. Il tuo team può concentrarsi sulle eccezioni invece di ripetere gli stessi controlli per ogni documento.
Come funziona l'integrazione
Calitem gestisce il percorso della fattura fornitore prima della registrazione contabile. Identifica i documenti, verifica l'acquisto e prepara le informazioni secondo le regole di ogni azienda. Ekon rimane il sistema in cui si gestiscono finanza, acquisti e scritture contabili.
Fatture, ordini e documenti di trasporto
Cegid Ekon XRP gestisce ordini di acquisto, documenti di trasporto e fatture ricevute. Calitem usa questi documenti nel processo di verifica: estrae intestazione e righe della fattura e individua le differenze prima di preparare le informazioni contabili.
Le approvazioni possono dipendere dalla società, dall'importo, dal fornitore o dal centro di costo. Le operazioni che rispettano le tue regole possono avanzare automaticamente; le eccezioni restano disponibili per la revisione.
- Acquisti controllati: le differenze di quantità, prezzo e imposta restano visibili.
- Informazioni preparate: fornitore, date, righe, imposte e conti sono organizzati prima della registrazione.
Fornitori e dati della fattura
Calitem identifica il fornitore in ogni documento e collega i suoi dati alla fattura, alle righe e alle imposte. Questo permette di applicare regole contabili e di approvazione legate al fornitore.
Usa inoltre il numero della fattura, l'importo e i dati del fornitore per segnalare possibili duplicati. Il team può esaminare l'avviso prima di procedere con la contabilizzazione.
Centri di costo e contabilità analitica
Ekon distingue il conto di contabilità generale dall'imputazione analitica a un centro di costo. Calitem può preparare l'assegnazione per ogni documento o riga usando:
- Descrizione del centro. Il contenuto della fattura viene associato al centro pertinente.
- Fornitore. Una regola può collegare le spese abituali di un fornitore a un centro.
- Indirizzo di consegna. La sede, il negozio o il cantiere indicato aiuta a individuare la destinazione della spesa.
- Prodotto di ogni riga. Gli articoli della stessa fattura possono essere ripartiti tra centri diversi.
Ekon organizza la contabilità analitica per entità contabile e piano analitico. In Ekon, un centro di costo viene utilizzato solo se per il conto è attiva la suddivisione analitica. Questa distinzione conta quando si definiscono le regole di imputazione.
Fatture di più società
Calitem supporta più aziende e assegna ogni documento, approvazione e imputazione alla società corretta. Ekon organizza la contabilità per entità contabili. Il team deve mantenere chiara questa separazione quando prepara le registrazioni.
Configurare Calitem accanto a Cegid Ekon XRP
Il team Calitem adatta il processo delle fatture alle tue società, alle regole di approvazione e alla struttura contabile. Il lavoro segue quattro fasi, con tempi definiti in base all'ambito del progetto.
- Fase 1
Ambito
Esaminiamo i documenti di acquisto, l'ambiente Ekon e il percorso delle fatture.
- Fase 2
Configurazione
Definiamo società, conti, centri di costo e approvazioni in Calitem.
- Fase 3
Revisione
Controlliamo il risultato con il team finanziario e mostriamo come gestire le eccezioni.
- Fase 4
Attivazione
Attiviamo il processo concordato per le fatture fornitori.
Domande frequenti su Calitem e Cegid Ekon XRP
Cos'è Cegid Ekon XRP?
È l'ERP di Cegid per le aziende di medie dimensioni. Comprende, tra le altre aree, acquisti, gestione dei progetti e finanza. Il prodotto è conosciuto anche come Ekon; Cegid oggi lo chiama Cegid Ekon XRP nella sua pagina prodotto.
Posso usare Calitem per l'OCR delle fatture con Ekon?
Sì. Calitem estrae dati da fatture PDF o immagini e li inserisce in un processo più ampio: confronto con ordini e documenti di trasporto, imputazione dei costi e approvazioni prima della registrazione.
Come vengono controllati ordini e documenti di trasporto?
Calitem confronta la fattura con l'ordine e il documento di trasporto riga per riga. Segnala differenze nei riferimenti, nelle quantità, nei prezzi e nelle imposte prima che il processo prosegua.
Come si preparano i centri di costo per Ekon?
Calitem può assegnare un documento o una riga in base alla descrizione, al fornitore, all'indirizzo di consegna o al prodotto. In Ekon, un centro di costo appartiene al piano analitico di un'entità contabile e richiede che la suddivisione analitica sia attiva per il conto.
Calitem sostituisce Ekon?
No. Ekon continua a gestire finanza e acquisti. Calitem automatizza la ricezione, la verifica, la classificazione e l'approvazione delle fatture prima della registrazione contabile.
Quanto costa Calitem?
Consulta le condizioni aggiornate nella pagina dei prezzi di Calitem.
Collega le tue fatture a Cegid Ekon XRP
Scopri come Calitem può preparare verifiche, imputazioni e approvazioni per il lavoro con il tuo ERP.
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