Facturas en Ekon
Antes de registrar una factura en Ekon, Calitem recoge el documento, cruza pedidos y albaranes, asigna cuentas y centros de coste y aplica tus aprobaciones. Tu equipo se concentra en las diferencias.
Calitem y Cegid Ekon XRP
Ekon reúne el ciclo de compras y la gestión financiera en un mismo ERP. Calitem se ocupa de las facturas antes del registro contable: recepción, comprobación, clasificación del gasto y aprobaciones.
Compras
- Pedidos y albaranes
- Facturas recibidas
Finanzas
- Contabilidad general
- Centros de coste y contabilidad analítica
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Si utilizas Cegid Ekon XRP, este trabajo se puede organizar alrededor de tus documentos de compras y tu estructura contable, sin sustituir el ERP.
Por qué integrar Calitem con Cegid Ekon XRP
Revisa antes de contabilizar
Una factura puede estar bien leída y aun así no coincidir con lo pedido o recibido. Calitem cruza los documentos por línea y señala las diferencias de referencia, cantidad, precio o impuesto.
Prepara la imputación
Calitem asigna cuentas y centros de coste según tus reglas y el contenido de cada gasto. En una factura mixta, las líneas pueden corresponder a centros distintos.
Reduce las tareas repetidas
Reúne facturas de tus canales de entrada, aplica aprobaciones y prepara la información contable. El equipo interviene en las excepciones en lugar de repetir el mismo trabajo con cada documento.
Cómo funciona la integración
Calitem se ocupa del recorrido de la factura de proveedor antes de su registro contable. Identifica los documentos, comprueba la compra y prepara la información según las reglas de cada empresa. Ekon sigue siendo el sistema donde se gestionan Finanzas, compras y los asientos.
Facturas, pedidos y albaranes
Cegid Ekon XRP gestiona pedidos, albaranes y facturas recibidas. Calitem utiliza esos documentos en el proceso de comprobación: extrae cabecera y líneas de la factura y detecta las diferencias antes de preparar el resultado contable.
Las aprobaciones pueden depender de la sociedad, el importe, el proveedor o el centro de coste. Lo que cumple tus reglas avanza automáticamente; las excepciones quedan para revisión.
- Compra comprobada: cada diferencia de cantidad, precio o impuesto queda visible.
- Información preparada: proveedor, fechas, líneas, impuestos y cuentas se organizan antes del asiento.
Proveedores y datos de la factura
Calitem identifica al proveedor en cada documento y relaciona sus datos con la factura, las líneas y los impuestos. Esto permite aplicar reglas contables y de aprobación asociadas a ese proveedor.
También utiliza el número de factura, el importe y los datos del proveedor para señalar posibles duplicados. El equipo puede revisar la alerta antes de continuar con la contabilización.
Centros de coste y contabilidad analítica
Ekon distingue la cuenta de contabilidad general de la imputación analítica a un centro de coste. Calitem puede preparar la asignación de cada documento o línea a partir de:
- Descripción del centro. El contenido de la factura se relaciona con el centro correspondiente.
- Proveedor. Una regla puede asociar los gastos habituales de un proveedor a un centro.
- Dirección de envío. La sede, tienda u obra indicada ayuda a identificar el destino del gasto.
- Producto de cada línea. Los conceptos de una misma factura pueden repartirse entre distintos centros.
Ekon organiza la contabilidad analítica por entidad contable y plan analítico. En Ekon, el centro de coste solo se utiliza cuando la cuenta tiene activado el desglose analítico. Esta distinción importa al definir las reglas de imputación.
Facturas de varias sociedades
Calitem permite trabajar con varias empresas y asignar cada documento, aprobación e imputación a la sociedad correspondiente. Ekon organiza su contabilidad por entidades contables. Cada equipo debe mantener clara esa separación al preparar el registro.
Implantación con Cegid Ekon XRP
El equipo de Calitem adapta el proceso de facturas a tus sociedades, reglas de aprobación y estructura contable. El trabajo se organiza en cuatro etapas, con un calendario definido según el alcance del proyecto.
- Etapa 1
Alcance
Revisamos los documentos de compra, el entorno Ekon y el recorrido de las facturas.
- Etapa 2
Configuración
Definimos sociedades, cuentas, centros de coste y aprobaciones en Calitem.
- Etapa 3
Revisión
Comprobamos el resultado con el equipo financiero y mostramos cómo revisar excepciones.
- Etapa 4
Activación
Activamos el flujo acordado para trabajar con las facturas de proveedor.
Preguntas frecuentes sobre Calitem y Cegid Ekon XRP
¿Qué es Cegid Ekon XRP?
Es el ERP de Cegid para empresas medianas que reúne, entre otras áreas, compras, gestión de proyectos y Finanzas. El producto también aparece bajo el nombre Ekon; la denominación actual en la página de Cegid es Cegid Ekon XRP.
¿Puedo usar Calitem como OCR de facturas para Ekon?
Sí. Calitem extrae datos de facturas en PDF o imagen y los incorpora a un proceso más amplio: comprobación de pedidos y albaranes, imputación contable y aprobaciones antes del asiento.
¿Cómo se comprueban pedidos y albaranes?
Calitem cruza la factura con el pedido y el albarán por línea. Detecta diferencias de referencias, cantidades, precios e impuestos y las muestra para revisión antes de continuar el proceso.
¿Cómo se preparan los centros de coste para Ekon?
Calitem puede asignar un centro de coste por documento o línea según la descripción, el proveedor, la dirección de envío o el producto. En Ekon, el centro pertenece al plan analítico de una entidad contable y requiere que la cuenta tenga activado el desglose analítico.
¿Calitem sustituye a Ekon?
No. Ekon mantiene la gestión financiera y de compras. Calitem automatiza la recepción, comprobación, clasificación y aprobación de facturas antes de su registro contable.
¿Cuánto cuesta Calitem?
Consulta las condiciones actuales en la página de precios de Calitem.
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