Política de privacidade

1. Responsável pelo tratamento

A entidade responsável pelo tratamento descrito nesta política é:

CALITEM TECH, S.L.
CL TOLEDO, 110, 28005 MADRID, ESPANHA
NIF: B93778769
Contacto: info@calitem.com

Se expandirmos a atividade para Itália e designarmos um estabelecimento local ou um representante ao abrigo do artigo 27.º do RGPD, os respetivos dados serão acrescentados ao aditamento relativo a Itália abaixo.

2. Encarregado da proteção de dados

O Calitem não designou um encarregado da proteção de dados. Nos termos do artigo 37.º do RGPD e do artigo 34.º da LOPDGDD, a natureza, o âmbito e as finalidades do nosso tratamento não nos obrigam a fazê-lo. Para qualquer questão de proteção de dados, escreva para info@calitem.com.

Revemos periodicamente esta decisão à luz dos critérios do artigo 37.º do RGPD e do artigo 34.º da LOPDGDD e atualizaremos esta página se houver alterações.

3. Categorias de dados pessoais que tratamos

Dados de conta e faturação

• Identificação: nome, email profissional, cargo e nome da empresa.
• Autenticação: palavra-passe armazenada sob a forma de hash ou identificador de identidade federada.
• Faturação: número de identificação fiscal da empresa, morada de faturação e referência do meio de pagamento (token Stripe; não guardamos os números completos dos cartões).

Conteúdo do Cliente, faturas e documentos contabilísticos

Quando carrega faturas, recibos, guias de remessa ou documentos semelhantes, esses ficheiros contêm geralmente dados pessoais de terceiros: fornecedores, os seus trabalhadores, prestadores de serviços independentes e, por vezes, membros da sua própria equipa. Os campos habituais incluem:

• Nomes, números de identificação fiscal (NIF, CIF, número de IVA), moradas, endereços de email e números de telefone.
• Identificadores de contas bancárias (IBAN), quando visíveis no documento.
• Dados de transações: valores, linhas, datas e condições de pagamento.

Tratamos estes dados na qualidade de subcontratante, por sua conta, ao abrigo do Aditamento relativo ao Tratamento de Dados integrado nos nossos Termos.

Dados técnicos e de telemetria

• Endereço IP, navegador, sistema operativo e impressão digital do dispositivo.
• Registos da aplicação, rastos de erros e indicadores de desempenho.
• Eventos de autenticação e registos de auditoria.

Comunicações

• Pedidos de apoio, correspondência por email e mensagens na aplicação.
• Respostas a inquéritos e comentários.

Utilizamos o país e a região aproximados associados ao seu endereço IP para sugerir catalão aos visitantes detetados na Catalunha e basco aos visitantes detetados no País Basco (Euskadi). Isto não solicita a localização precisa do dispositivo nem altera uma escolha explícita de idioma.

4. Finalidades e fundamento jurídico

Para cada finalidade de tratamento, identificamos o fundamento jurídico ao abrigo do artigo 6.º do RGPD:

• Prestação do serviço (receção, OCR, classificação e exportação para o seu ERP): artigo 6.º, n.º 1, alínea b), execução de um contrato.
• Faturação, contabilidade e cumprimento de obrigações fiscais: artigo 6.º, n.º 1, alínea c), obrigação jurídica (Código de Comercio e Ley General Tributaria de Espanha).
• Melhoria do serviço, segurança, prevenção de fraude e correção de erros: artigo 6.º, n.º 1, alínea f), interesse legítimo. Realizamos uma ponderação de interesses; pode solicitar um resumo.
• Marketing a clientes atuais relativo a produtos semelhantes: artigo 6.º, n.º 1, alínea f), e a exceção para clientes existentes do artigo 21.º da LSSI-CE, com opção de recusa em todas as mensagens.
• Marketing a pessoas que não são clientes e a potenciais clientes: artigo 6.º, n.º 1, alínea a), consentimento.
• Cookies e tecnologias de rastreio não essenciais: artigo 6.º, n.º 1, alínea a), do RGPD e artigo 22.2 da LSSI-CE, consentimento. Consulte a nossa Política de cookies.

Relativamente ao conteúdo das faturas que carrega, é sua responsabilidade, como responsável pelo tratamento, definir o fundamento jurídico aplicável entre si e as pessoas cujos dados constam dessas faturas (normalmente, uma obrigação jurídica ou um interesse legítimo relacionado com a contabilidade).

5. Responsável pelo tratamento e subcontratante

O Calitem atua como:

• Responsável pelo tratamento dos dados de conta, de faturação, de análise do site e das comunicações de apoio, o que significa que determinamos as finalidades e os meios desse tratamento.
• Subcontratante do conteúdo dos documentos que carrega. Continua a ser o responsável pelo tratamento; agimos de acordo com as suas instruções documentadas, ao abrigo de um Aditamento relativo ao Tratamento de Dados (DPA). Para obter o DPA, escreva para info@calitem.com.

6. Destinatários e outros subcontratantes

Partilhamos dados pessoais apenas com fornecedores vinculados contratualmente nos termos do artigo 28.º do RGPD. Os atuais subcontratantes incluem:

• Supabase (região UE): base de dados, autenticação e armazenamento de objetos.
• Microsoft Azure, Document Intelligence: OCR e análise da estrutura dos documentos.
• OpenAI / Anthropic (através de API): inferência com modelos de linguagem para extração e classificação. Aplicam-se acordos empresariais; consulte a secção 7.
• Stripe: processamento de pagamentos.
• Postmark: email transacional.
• Google Analytics 4 e Microsoft Clarity: análise do site e estudo da experiência de utilização (apenas com o seu consentimento).
• Apollo.io: identificação de visitantes empresariais e atribuição de marketing (apenas com o seu consentimento).
• HubSpot, Supabase e Google Chat: armazenamento, entrega e acompanhamento dos pedidos de demonstração que envia.
• Intercom: apoio ao cliente.

A lista atual e oficial de subcontratantes está disponível mediante pedido para info@calitem.com. Notificamos os clientes de alterações relevantes com, pelo menos, 30 dias de antecedência, com direito de oposição nos termos do DPA.

7. Tratamento com IA e grandes modelos de linguagem

A base do Calitem é um processo de IA. Queremos explicar claramente como trata os seus dados:

• Quando carrega um documento, enviamos a imagem e o texto analisado a fornecedores de IA documental e de grandes modelos de linguagem apenas para inferência, para extrair campos estruturados e sugerir uma categoria.
• Nos termos dos nossos acordos empresariais com esses fornecedores, o seu conteúdo não é utilizado para treinar os respetivos modelos de base. Também não utilizamos o seu conteúdo para treinar modelos pertencentes ao Calitem.
• Alguns fornecedores conservam os pedidos e as respostas durante um máximo de 30 dias para monitorização de abusos, salvo quando tenha sido autorizada a retenção zero. Quando isto se aplica aos seus dados, consta do nosso registo de subcontratantes.
• Os resultados do processo de IA podem ser revistos por si antes do lançamento no sistema contabilístico. Não são tomadas decisões com efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos sobre pessoas singulares exclusivamente por meios automatizados; consulte a secção 11.

8. Transferências internacionais

Procuramos manter os dados pessoais no Espaço Económico Europeu. Quando um subcontratante opera fora do EEE, ou um serviço (como as implementações globais do Azure) pode encaminhar o tratamento para fora do EEE mesmo com os dados armazenados no seu interior, baseamo-nos numa das seguintes garantias:

• Cláusulas Contratuais-Tipo (Decisão de Execução da Comissão 2021/914), com avaliações do impacto das transferências e medidas técnicas suplementares, como a encriptação dos dados armazenados e em trânsito.
• Certificações ao abrigo do Quadro de Privacidade de Dados UE–EUA, quando aplicáveis a fornecedores sediados nos EUA.

Pode solicitar uma cópia das garantias aplicáveis a uma transferência específica escrevendo para info@calitem.com.

9. Prazos de conservação

• Conta e Conteúdo do Cliente: conservados durante a vigência do contrato. Após a cessação, dispõe de 30 dias para exportar os dados; o Conteúdo do Cliente é depois eliminado dos sistemas ativos nos 30 dias seguintes e das cópias de segurança no prazo de 90 dias.
• Registos de faturação e contabilidade: seis anos, nos termos do artigo 30.º do Código de Comercio de Espanha. Os registos fiscais seguem o prazo de prescrição de quatro anos do artigo 66.º da LGT, salvo quando seja obrigatória uma conservação mais longa.
• Registos e telemetria: 12 meses.
• Dados de marketing: até retirar o consentimento ou exercer a opção de recusa.
• Pedidos de apoio: 24 meses após a resolução.

10. Os seus direitos

Nos termos do RGPD e da LOPDGDD, tem direito a:

• Aceder aos dados que conservamos sobre si (artigo 15.º).
• Retificar dados inexatos ou incompletos (artigo 16.º).
• Solicitar o apagamento, ou «direito a ser esquecido» (artigo 17.º), sem prejuízo das obrigações legais de conservação.
• Limitar o tratamento (artigo 18.º).
• Obter a portabilidade dos dados que forneceu, num formato estruturado e de leitura automática (artigo 20.º).
• Opor-se ao tratamento baseado no interesse legítimo, incluindo a definição de perfis (artigo 21.º).
• Retirar o consentimento a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento anterior (artigo 7.º).
• Não ficar sujeito a decisões baseadas exclusivamente em tratamento automatizado com efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos (artigo 22.º); consulte a secção 11.

Pode exercer estes direitos escrevendo para info@calitem.com. Poderemos pedir a confirmação da sua identidade. Respondemos no prazo de um mês, prorrogável por mais dois meses em caso de pedidos complexos.

Tem também direito a apresentar uma reclamação à Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD): C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es. Os utilizadores italianos podem dirigir-se ao Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it.

11. Decisões automatizadas e definição de perfis

O Calitem utiliza tratamento automatizado para extrair campos dos documentos e sugerir uma categoria. Estes resultados são propostas: são apresentados na sua área de trabalho para revisão humana antes do lançamento no sistema contabilístico. Não tomamos decisões que produzam efeitos jurídicos ou efeitos igualmente significativos sobre uma pessoa singular exclusivamente por meios automatizados, na aceção do artigo 22.º, n.º 1, do RGPD.

Se isto mudar, por exemplo, se introduzirmos uma classificação automática de risco de fraude com efeitos vinculativos, atualizaremos esta política e forneceremos informações relevantes sobre a lógica aplicada, a importância e as consequências previstas.

12. Segurança

Aplicamos medidas técnicas e organizativas adequadas nos termos do artigo 32.º do RGPD, incluindo:

• Encriptação em trânsito (TLS 1.2+) e dos dados armazenados.
• Controlos de acesso por função, princípios de privilégio mínimo e registos de auditoria.
• Análise regular de vulnerabilidades e revisão de dependências.
• Separação entre ambientes de produção e outros ambientes; pseudonimização para análise quando viável.
• Procedimentos definidos de resposta a incidentes, com mecanismos de escalamento testados.

13. Notificação de violações de dados

Se tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais, notificamos a AEPD sem demora injustificada e, sempre que possível, no prazo de 72 horas após dela termos conhecimento (artigo 33.º do RGPD). Se a violação for suscetível de resultar num elevado risco para as pessoas afetadas, também as notificamos diretamente, sem demora injustificada (artigo 34.º).

14. Menores

O Calitem é um produto empresarial que não se dirige a menores. Não recolhemos intencionalmente dados pessoais de menores de 14 anos (idade mínima para o consentimento digital prevista no artigo 7.º da LOPDGDD em Espanha e no D.Lgs. 101/2018 em Itália). Se considerar que um menor nos forneceu dados pessoais, contacte-nos para que os possamos eliminar.

15. Aditamento relativo a Itália

Quando o Calitem estiver disponível para utilizadores italianos, aplicam-se as seguintes disposições, além das restantes disposições desta política:

• É disponibilizada aos utilizadores italianos uma versão em italiano desta informação de privacidade.
• A autoridade de controlo italiana é o Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). Legislação nacional: D.Lgs. 196/2003, alterado pelo D.Lgs. 101/2018.
• O Calitem não designou, até à data, um representante ao abrigo do artigo 27.º do RGPD. Se for designado antes do lançamento em Itália, os respetivos dados serão publicados aqui.

16. Alterações a esta política

Mantemos um histórico de versões desta página. A data de «Última atualização» no início reflete a alteração substancial mais recente. No caso de alterações relevantes, como a inclusão de um novo subcontratante que recebe Conteúdo do Cliente ou a alteração do fundamento jurídico, notificá-lo-emos por email ou na aplicação com, pelo menos, 30 dias de antecedência, sempre que possível.