Política de privacitat

1. Responsable del tractament

L’entitat responsable dels tractaments descrits en aquesta política és:

CALITEM TECH, S.L.
CL TOLEDO, 110, 28005 MADRID, ESPANYA
NIF: B93778769
Contacte: info@calitem.com

Si ens establim a Itàlia i designem un establiment local o un representant segons l’article 27 del RGPD, afegirem les dades a l’annex d’Itàlia.

2. Delegat de protecció de dades

Calitem no ha designat un delegat de protecció de dades. Segons l’article 37 del RGPD i l’article 34 de la LOPDGDD, la naturalesa, l’abast i les finalitats del tractament no ens hi obliguen. Per a qualsevol qüestió, escriu a info@calitem.com.

Revisem periòdicament aquesta designació segons aquests criteris i actualitzarem la pàgina si canvia.

3. Categories de dades personals que tractem

Dades de compte i facturació

• Identificadors: nom, correu professional, càrrec i nom de l’empresa.
• Autenticació: contrasenya amb hash o identificador d’identitat federada.
• Facturació: identificador fiscal, adreça i referència del mitjà de pagament (token de Stripe; no desem números de targeta en brut).

Contingut del client, factures i documents comptables

Les factures, tiquets, albarans i documents similars carregats solen contenir dades de tercers: proveïdors, els seus empleats, autònoms i, de vegades, el teu personal. Els camps habituals inclouen:

• Noms, identificadors fiscals (NIF, CIF, número d’IVA), adreces, correus i telèfons.
• Identificadors bancaris (IBAN) visibles al document.
• Dades de transacció: imports, línies, dates i condicions de pagament.

Tractem aquestes dades com a encarregat del tractament per compte teu, segons l’addenda de tractament de dades incorporada a les Condicions.

Dades tècniques i telemetria

• Adreça IP, navegador, sistema operatiu i empremta del dispositiu.
• Registres de l’aplicació, traces d’error i mètriques de rendiment.
• Esdeveniments d’autenticació i registres d’auditoria.

Comunicacions

• Sol·licituds de suport, correus i missatges dins de l’aplicació.
• Respostes a enquestes i comentaris.

Utilitzem el país i la regió aproximats associats a la teva IP per oferir català als visitants detectats a Catalunya i basc als visitants detectats al País Basc (Euskadi). No demanem la ubicació precisa del dispositiu ni canviem una tria explícita d’idioma.

4. Finalitats i bases jurídiques

Per a cada finalitat identifiquem la base jurídica segons l’article 6 del RGPD:

• Prestació del servei (recepció, OCR, classificació i exportació a l’ERP): article 6(1)(b), execució d’un contracte.
• Facturació, comptabilitat i compliment fiscal: article 6(1)(c), obligació legal (Código de Comercio, Ley General Tributaria).
• Millora del servei, seguretat, prevenció del frau i depuració: article 6(1)(f), interès legítim. Fem una ponderació i en pots demanar un resum.
• Màrqueting a clients existents per a productes similars: article 6(1)(f) i excepció de l’article 21 LSSI-CE, amb opció de baixa a cada missatge.
• Màrqueting a no-clients o possibles clients: article 6(1)(a), consentiment.
• Galetes i rastrejadors no essencials: article 6(1)(a) RGPD i article 22.2 LSSI-CE, consentiment. Consulta la Política de galetes.

La base jurídica entre tu i les persones que apareixen a les factures és responsabilitat teva com a responsable del tractament, normalment una obligació legal o un interès legítim comptable.

5. Responsable i encarregat del tractament

Calitem actua com a:

• Responsable del tractament per a dades de compte, facturació, analítica del web i comunicacions de suport: decidim les finalitats i els mitjans.
• Encarregat del tractament per al contingut dels documents que carregues. Tu en continues sent el responsable i seguim les teves instruccions documentades segons l’addenda de tractament de dades (DPA). Per obtenir-la, escriu a info@calitem.com.

6. Destinataris i subencarregats

Compartim dades només amb proveïdors vinculats contractualment segons l’article 28 RGPD. Els subencarregats actuals inclouen:

• Supabase (regió UE): base de dades, autenticació i emmagatzematge d’objectes.
• Microsoft Azure, Document Intelligence: OCR i anàlisi de l’estructura documental.
• OpenAI / Anthropic (API): inferència per a extracció i classificació. S’hi apliquen acords empresarials; consulta §7.
• Stripe: pagaments.
• Postmark: correu transaccional.
• Google Analytics 4, Microsoft Clarity: analítica del web i recerca d’experiència d’usuari, només amb el teu consentiment.
• Apollo.io: identificació de visites empresarials i atribució de màrqueting, només amb el teu consentiment.
• HubSpot, Supabase, Google Chat: emmagatzematge, lliurament i seguiment de les sol·licituds de demo.
• Intercom: suport al client.

La llista actual autoritzada es pot demanar a info@calitem.com. Notifiquem els canvis materials amb almenys 30 dies d’antelació, amb dret d’oposició segons la DPA.

7. Tractament amb IA i grans models de llenguatge

Calitem es basa en un procés d’IA. Així tracta les teves dades:

• Quan carregues un document, enviem la imatge i el text analitzat als proveïdors d’IA documental i models de llenguatge només per a inferència, per extreure camps estructurats i proposar una categoria.
• Els acords empresarials estableixen que el contingut no s’utilitza per entrenar els seus models fundacionals. Tampoc l’utilitzem per entrenar models de Calitem.
• Alguns proveïdors conserven les peticions i respostes fins a 30 dies per supervisar abusos, llevat que s’hagi concedit retenció zero. Si afecta les teves dades, consta al registre de subencarregats.
• Pots revisar els resultats abans de comptabilitzar-los. No prenem decisions amb efectes jurídics o similars significatius sobre persones exclusivament de manera automatitzada; consulta §11.

8. Transferències internacionals

Procurem conservar les dades personals dins de l’Espai Econòmic Europeu. Si un subencarregat opera fora de l’EEE o un servei, com els desplegaments Azure Global, pot processar les dades fora de l’EEE encara que s’hi emmagatzemin, utilitzem alguna d’aquestes garanties:

• Clàusules contractuals tipus (Decisió d’execució 2021/914), avaluacions d’impacte de transferència i mesures tècniques addicionals com el xifratge en repòs i en trànsit.
• Certificacions EU–US Data Privacy Framework quan s’apliquen als proveïdors dels Estats Units.

Pots demanar una còpia de les garanties d’una transferència a info@calitem.com.

9. Terminis de conservació

• Compte i contingut del client: durant el contracte. Després de la finalització tens 30 dies per exportar. El contingut s’elimina dels sistemes actius en els 30 dies addicionals i de les còpies de seguretat en 90 dies.
• Facturació i comptabilitat: sis anys segons l’article 30 del Código de Comercio. Els registres fiscals segueixen el termini de quatre anys de l’article 66 LGT, si no s’exigeix una conservació més llarga.
• Registres i telemetria: 12 mesos.
• Dades de màrqueting: fins que retires el consentiment o et dones de baixa.
• Consultes de suport: 24 mesos després de resoldre-les.

10. Els teus drets

El RGPD i la LOPDGDD et reconeixen els drets següents:

• Accedir a les teves dades (article 15).
• Rectificar dades inexactes o incompletes (article 16).
• Supressió o dret a l’oblit (article 17), segons les obligacions legals de conservació.
• Limitar el tractament (article 18).
• Portabilitat de les dades aportades en un format estructurat llegible per màquina (article 20).
• Oposar-te al tractament basat en interès legítim, inclòs el perfilat (article 21).
• Retirar el consentiment en qualsevol moment sense afectar la licitud del tractament anterior (article 7).
• No quedar subjecte a decisions exclusivament automatitzades amb efectes jurídics o similars significatius (article 22); consulta §11.

Exerceix aquests drets a info@calitem.com. Podem demanar verificar la identitat. Responem en un mes, ampliable dos mesos per a sol·licituds complexes.

Pots reclamar davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD): C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es. Els usuaris italians poden acudir al Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it.

11. Decisions automatitzades i perfilat

Calitem automatitza l’extracció de camps i la proposta de categories. Els resultats són orientatius i es mostren a l’espai de treball per revisar-los abans de comptabilitzar-los. No prenem decisions amb efectes jurídics o similars significatius sobre persones exclusivament de manera automatitzada segons l’article 22(1) RGPD.

Si això canvia, per exemple amb una puntuació automatitzada de frau amb efectes vinculants, actualitzarem la política i proporcionarem informació significativa sobre la lògica, la importància i les conseqüències previstes.

12. Seguretat

Apliquem mesures tècniques i organitzatives adequades segons l’article 32 RGPD, incloent-hi:

• Xifratge en trànsit (TLS 1.2+) i en repòs.
• Controls d’accés per rols, mínim privilegi i registres d’auditoria.
• Anàlisi periòdica de vulnerabilitats i revisió de dependències.
• Separació d’entorns de producció i no-producció; pseudonimització de l’analítica quan és possible.
• Procediments de resposta a incidents amb vies d’escalat provades.

13. Notificació de violacions de dades

Si coneixem una violació de dades personals, notifiquem l’AEPD sense demora indeguda i, si és possible, en 72 hores des que en tenim coneixement (article 33 RGPD). Si comporta un risc elevat per a les persones afectades, també les notifiquem directament sense demora indeguda (article 34).

14. Menors

Calitem és un producte empresarial que no s’adreça a infants. No recollim conscientment dades de menors de 14 anys, llindar de consentiment digital segons l’article 7 LOPDGDD a Espanya i el D.Lgs. 101/2018 a Itàlia. Si creus que un menor ens ha facilitat dades, contacta amb nosaltres perquè les eliminem.

15. Annex d’Itàlia

Per als usuaris italians, s’aplica també el següent:

• Es proporciona una versió italiana d’aquesta informació.
• L’autoritat de control és el Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it). Legislació nacional: D.Lgs. 196/2003 modificat pel D.Lgs. 101/2018.
• Calitem no ha designat un representant segons l’article 27 RGPD. Si es designa abans del llançament italià, se’n publicaran les dades aquí.

16. Canvis en aquesta política

Conservem un historial de versions. La data d’actualització indica el canvi substancial més recent. Els canvis materials, com un nou subencarregat que rep contingut del client o un canvi de base jurídica, es notifiquen per correu o dins del producte amb almenys 30 dies d’antelació quan sigui possible.