Fatture in QuickBooks

Porta le tue fatture fornitore a QuickBooks Online con i dati e i conti preparati. Calitem centralizza i documenti, estrae le righe ed applica controlli e approvazioni prima di registrare la spesa.

Integrazione di Calitem con QuickBooks

Questa integrazione è focalizzata su QuickBooks Online. Le impostazioni utilizzano le funzionalità abilitate nell'account di ciascuna azienda, comprese le classi e le sedi, quando disponibili.

QuickBooks Online

Azienda collegata tramite API
Conti e fornitori
Classi e luoghi quando abilitati

Cos'è Calitem?

Calitem è il sistema di contabilità con IA che automatizza il ciclo passivo, dalla ricezione dei documenti alla scrittura contabile nel tuo ERP.

È pensato per le aziende in cui ogni fattura può richiedere diversi controlli: trovare l’ordine, verificare quanto ricevuto, ripartire il costo e ottenere l’approvazione necessaria. Calitem collega questo lavoro alle regole contabili e ai sistemi della tua azienda.

Aziende e studi contabili possono automatizzare l'estrazione, la riconciliazione di fatture, ordini e documenti di trasporto, approvazioni e la generazione di scritture contabili in QuickBooks.

Perché integrare Calitem con QuickBooks

Registra automaticamente le fatture

Calitem estrae intestazioni e righe, controlla i documenti d'acquisto e prepara il risultato per QuickBooks. Il tuo team smette di inserire manualmente gli stessi dati.

Rispetta la tua struttura contabile

L'assegnazione utilizza il piano dei conti ed è personalizzata per i conti e le classi QuickBooks. Ogni fattura arriva con le informazioni di cui la tua contabilità ha bisogno.

Riduce il carico operativo

Automatizza la raccolta, i controlli e le approvazioni dei documenti. Il tuo team può concentrarsi sulle differenze che necessitano di revisione.

Come funziona l'integrazione

Calitem prepara i documenti e invia le informazioni a QuickBooks Online utilizzando il tuo API. Il risultato viene adattato all'azienda collegata, al piano contabile e ai campi abilitati. QuickBooks mantiene le fatture registrate, i pagamenti, la riconciliazione bancaria e la chiusura.

Trasmissione fattura a QuickBooks

Le informazioni vengono preparate come fattura fornitore, o fattura, per QuickBooks Online. Calitem estrae fornitori, date, concetti, imposte e importi, attribuisce i conti e controlla i documenti d'acquisto che fanno parte del processo.

L’OCR delle fatture è il punto di partenza. Calitem incrocia inoltre ogni fattura con i documenti d'acquisto, assegna le allocazioni e applica le approvazioni del processo prima dell'invio del risultato contabile.

Acquisti verificati: Le differenze nella quantità, nel prezzo o nelle imposte vengono segnalate al team.
Risultato contabile: categorie, sottoconti e allocazioni vengono preparati prima di trasmetterlo a QuickBooks.

Sincronizzazione di fornitori e clienti

Calitem identifica il fornitore in fattura e ne predispone i dati insieme alle righe, agli importi e alle imposte. Il collegamento mette in relazione il risultato con il corrispondente record di QuickBooks e con l'azienda a cui appartiene il documento.

Il team Calitem configura la corrispondenza dei contatti all'interno dell'integrazione. Pertanto, l'identificazione del fornitore rientra nel processo contabile della fattura e nelle sue regole di assegnazione e approvazione.

Assegnazione ai centri di costo

Calitem utilizza l'intelligenza artificiale per assegnare interi documenti o righe di fattura ai tuoi centri di costo. La ripartizione può essere effettuata in diversi modi, a seconda di come è organizzata la spesa:

Descrizione del centro di costo. L'AI mette in relazione il contenuto del documento con la descrizione del centro per identificare l'imputazione corrispondente.
Fornitore. Un fornitore può essere associato ad un centro di costo per attribuire le sue fatture.
Indirizzo di spedizione. L'indirizzo del documento permette di riferire la spesa ad una sede, negozio, cantiere o altro centro.
Prodotto di ogni riga. L'allocazione può dipendere dal prodotto, consentendo di distribuire le righe della stessa fattura tra diversi centri.

Calitem riguarda l'assegnazione agli account e alle classi abilitate in QuickBooks Online. Le lezioni possono essere utilizzate online quando il tuo account è configurato per farlo. La posizione viene trattata al livello supportato da QuickBooks per l'operazione, senza essere convertita in una dimensione per riga.

Operare con più aziende

Calitem può organizzare fatture di più società e inviarle alla corrispondente società QuickBooks Online. Ogni connessione conserva il proprio piano dei conti e le proprie classificazioni. Ciò non converte più conti QuickBooks in un'unica contabilità consolidata.

Implementazione dell'integrazione con QuickBooks

Il team Calitem è responsabile della connessione di QuickBooks e della configurazione di società, conti, allocazioni e approvazioni. Il lavoro di connessione iniziale può essere completato in un giorno. L'implementazione standard include configurazione, revisione, formazione e produzione per una settimana; Il calendario si adatta all'ambito e all'ambiente connesso.

Giorno 1
Collegamento con QuickBooks
Colleghiamo l'ambiente e configuriamo il percorso della fattura alla contabilità.
Giorni 2–5
Configurazione della contabilità
Configuriamo società, conti, centri di costo e approvazioni e controlliamo lo scambio dati.
Giorno 6
Revisione e formazione
Esaminiamo la configurazione e mostriamo al tuo team come lavorare con l'integrazione.
Giorno 7
Avvio operativo
Attiviamo il flusso di lavoro connesso tra Calitem e QuickBooks.

Domande frequenti su Calitem e QuickBooks

Con quale ambiente QuickBooks si integra Calitem?

Questa integrazione è focalizzata su QuickBooks Online. Le impostazioni utilizzano le funzionalità abilitate nell'account di ciascuna azienda, comprese le classi e le sedi, quando disponibili.

Posso utilizzare Calitem come fattura OCR per QuickBooks?

SÌ. Calitem estrae intestazioni e righe da fatture PDF o immagine e prepara il risultato per QuickBooks. Oltre a scansionare i documenti, controlla ordini e ricevute, assegna conti e allocazioni e applica approvazioni di processo.

È possibile assegnare classi e sedi?

Sì, quando sono abilitati nell'account QuickBooks Online e inclusi nella connessione. Le classi possono essere configurate per riga; le posizioni si applicano al livello supportato da QuickBooks per la transazione. Calitem rispetta questa differenza durante la preparazione del risultato.

Come vengono assegnati i centri di costo?

Posso gestire più aziende?

Calitem sostituisce QuickBooks?

No. QuickBooks mantiene i processi contabili e finanziari del sistema di gestione. Calitem automatizza la ricezione, l'estrazione, la verifica, l'approvazione e la preparazione contabile delle fatture fornitori prima dell'invio dell'esito.

Devo preparare i file per l'implementazione?

Il team Calitem è responsabile della configurazione della connessione e della corrispondenza dei dati con QuickBooks. La connessione nativa evita esportazioni di routine e trasferimenti manuali di file; Il flusso si adatta alla versione e all'ambiente della tua azienda.

Quanto costa Calitem?

Controlla le condizioni attuali nel Pagina dei prezzi Calitem.

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