Facturas en QuickBooks
Lleva tus facturas de proveedor a QuickBooks Online con los datos y cuentas preparados. Calitem centraliza los documentos, extrae las líneas y aplica las comprobaciones y aprobaciones antes de registrar el gasto.
Integración de Calitem con QuickBooks
Esta integración se centra en QuickBooks Online. La configuración utiliza las funciones habilitadas en la cuenta de cada empresa, incluidas clases y ubicaciones cuando estén disponibles.
QuickBooks Online
- Empresa conectada mediante API
- Cuentas y proveedores
- Clases y ubicaciones cuando estén habilitadas
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Empresas y asesorías pueden automatizar la extracción, la conciliación de facturas, pedidos y albaranes, las aprobaciones y la generación de asientos contables en QuickBooks.
Por qué integrar Calitem con QuickBooks
Registra las facturas automáticamente
Calitem extrae cabeceras y líneas, comprueba los documentos de compra y prepara el resultado para QuickBooks. Tu equipo deja de introducir los mismos datos a mano.
Respeta tu estructura contable
La asignación utiliza tu plan de cuentas y se adapta a cuentas y clases de QuickBooks. Cada factura llega con la información que necesita tu contabilidad.
Reduce la carga operativa
Automatiza la recopilación de documentos, las comprobaciones y las aprobaciones. Tu equipo puede centrarse en las diferencias que necesitan revisión.
Cómo funciona la integración
Calitem prepara los documentos y envía la información a QuickBooks Online mediante su API. El resultado se adapta a la empresa conectada, al plan contable y a los campos habilitados. QuickBooks conserva las facturas registradas, los pagos, la conciliación bancaria y el cierre.
Transmisión de facturas a QuickBooks
La información se prepara como factura de proveedor, o bill, para QuickBooks Online. Calitem extrae proveedor, fechas, conceptos, impuestos e importes, asigna las cuentas y comprueba los documentos de compra que forman parte del proceso.
El OCR de facturas es el punto de partida. Calitem también cruza cada factura con los documentos de compra, asigna las imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso antes de enviar el resultado contable.
- Compras comprobadas: las diferencias de cantidad, precio o impuesto se señalan al equipo.
- Resultado contable: categorías, subcuentas e imputaciones se preparan antes de transmitirlo a QuickBooks.
Sincronización de proveedores y clientes
Calitem identifica al proveedor en la factura y prepara sus datos junto con las líneas, importes e impuestos. La conexión relaciona el resultado con la ficha correspondiente de QuickBooks y con la empresa a la que pertenece el documento.
El equipo de Calitem configura la correspondencia de contactos dentro de la integración. Así, la identificación del proveedor forma parte del recorrido contable de la factura y de sus reglas de asignación y aprobación.
Asignación a centros de costes
Calitem utiliza IA para asignar documentos completos o líneas de factura a sus centros de coste. La asignación puede realizarse de varias formas, según cómo se organiza el gasto:
- Descripción del centro de coste. La IA relaciona el contenido del documento con la descripción del centro para identificar la imputación correspondiente.
- Proveedor. Un proveedor puede estar asociado a un centro de coste para asignar sus facturas.
- Dirección de envío. La dirección del documento permite relacionar el gasto con una sede, tienda, obra u otro centro.
- Producto de cada línea. La imputación puede depender del producto, permitiendo repartir las líneas de una misma factura entre centros distintos.
Calitem relaciona la asignación con las cuentas y clases habilitadas en QuickBooks Online. Las clases pueden utilizarse por línea cuando la cuenta está configurada para ello. La ubicación se trata al nivel admitido por QuickBooks para la operación, sin convertirla en una dimensión por línea.
Operar con múltiples empresas
Calitem puede organizar las facturas de varias sociedades y enviarlas a la empresa de QuickBooks Online que corresponda. Cada conexión conserva su plan contable y sus clasificaciones. Esto no convierte varias cuentas de QuickBooks en una sola contabilidad consolidada.
Implantación de la integración con QuickBooks
El equipo de Calitem se encarga de conectar QuickBooks y configurar las empresas, cuentas, imputaciones y aprobaciones. El trabajo inicial de conexión puede completarse en un día. La implantación estándar incluye configuración, revisión, formación y puesta en producción durante una semana; el calendario se adapta al alcance y al entorno conectado.
- Día 1
Conexión con QuickBooks
Conectamos el entorno y configuramos el recorrido de las facturas hasta la contabilidad.
- Días 2–5
Configuración contable
Configuramos las sociedades, cuentas, centros de coste y aprobaciones, y comprobamos el intercambio de datos.
- Día 6
Revisión y formación
Revisamos la configuración y mostramos a tu equipo cómo trabajar con la integración.
- Día 7
Puesta en producción
Activamos el flujo de trabajo conectado entre Calitem y QuickBooks.
Preguntas frecuentes sobre Calitem y QuickBooks
¿Con qué entorno de QuickBooks se integra Calitem?
Esta integración se centra en QuickBooks Online. La configuración utiliza las funciones habilitadas en la cuenta de cada empresa, incluidas clases y ubicaciones cuando estén disponibles.
¿Puedo usar Calitem como OCR de facturas para QuickBooks?
Sí. Calitem extrae cabeceras y líneas de facturas en PDF o imagen y prepara el resultado para QuickBooks. Además de escanear documentos, comprueba pedidos y recepciones, asigna cuentas e imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso.
¿Se pueden asignar clases y ubicaciones?
Sí, cuando estén habilitadas en la cuenta de QuickBooks Online y contempladas en la conexión. Las clases pueden configurarse por línea; las ubicaciones se aplican al nivel admitido por QuickBooks para la transacción. Calitem respeta esa diferencia al preparar el resultado.
¿Cómo se asignan los centros de coste?
Calitem relaciona la asignación con las cuentas y clases habilitadas en QuickBooks Online. Las clases pueden utilizarse por línea cuando la cuenta está configurada para ello. La ubicación se trata al nivel admitido por QuickBooks para la operación, sin convertirla en una dimensión por línea.
¿Puedo gestionar varias empresas?
Calitem puede organizar las facturas de varias sociedades y enviarlas a la empresa de QuickBooks Online que corresponda. Cada conexión conserva su plan contable y sus clasificaciones. Esto no convierte varias cuentas de QuickBooks en una sola contabilidad consolidada.
¿Calitem sustituye a QuickBooks?
No. QuickBooks conserva la contabilidad y los procesos financieros del sistema de gestión. Calitem automatiza la recepción, extracción, comprobación, aprobación y preparación contable de las facturas de proveedor antes de enviar el resultado.
¿Tengo que preparar ficheros para la implantación?
El equipo de Calitem se encarga de configurar la conexión y la correspondencia de datos con QuickBooks. La conexión nativa evita exportaciones rutinarias y transferencias manuales de archivos; el recorrido se adapta a la versión y al entorno de tu empresa.
¿Cuánto cuesta Calitem?
Consulta las condiciones actuales en la página de precios de Calitem.
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