Automatiza tus facturas en Xero
Conecta las facturas que recibes con tu contabilidad en Xero. Calitem extrae los datos, prepara las cuentas y categorías de seguimiento y aplica las aprobaciones para que tu equipo no tenga que clasificar cada gasto desde cero.
Integración de Calitem con Xero
La integración conecta la organización de Xero que utiliza tu empresa. El flujo respeta su plan contable, sus impuestos y las categorías de seguimiento habilitadas.
Xero
- Organización conectada
- Facturas de compra y contactos
- Categorías de seguimiento activas
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Empresas y asesorías pueden automatizar la extracción, la conciliación de facturas, pedidos y albaranes, las aprobaciones y la generación de asientos contables en Xero.
Por qué integrar Calitem con Xero
Registra las facturas automáticamente
Calitem extrae cabeceras y líneas, comprueba los documentos de compra y prepara el resultado para Xero. Tu equipo deja de introducir los mismos datos a mano.
Respeta tu estructura contable
La asignación utiliza tu plan de cuentas y se adapta a categorías de seguimiento de Xero. Cada factura llega con la información que necesita tu contabilidad.
Reduce la carga operativa
Automatiza la recopilación de documentos, las comprobaciones y las aprobaciones. Tu equipo puede centrarse en las diferencias que necesitan revisión.
Cómo funciona la integración
La conexión utiliza la API contable de Xero para transmitir el resultado preparado por Calitem. Cada factura pasa por extracción, comprobaciones, imputación y aprobaciones antes del envío. Xero conserva el registro contable, los pagos y la conciliación bancaria.
Transmisión de facturas a Xero
Calitem prepara las facturas de compra para Xero con contacto, número, fechas, impuestos y líneas. Antes del envío, asigna cuentas y categorías de seguimiento y comprueba los pedidos y documentos de recepción disponibles en el proceso.
El OCR de facturas es el punto de partida. Calitem también cruza cada factura con los documentos de compra, asigna las imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso antes de enviar el resultado contable.
- Compras comprobadas: las diferencias de cantidad, precio o impuesto se señalan al equipo.
- Resultado contable: categorías, subcuentas e imputaciones se preparan antes de transmitirlo a Xero.
Sincronización de proveedores y clientes
Calitem identifica al proveedor en la factura y prepara sus datos junto con las líneas, importes e impuestos. La conexión relaciona el resultado con la ficha correspondiente de Xero y con la empresa a la que pertenece el documento.
El equipo de Calitem configura la correspondencia de contactos dentro de la integración. Así, la identificación del proveedor forma parte del recorrido contable de la factura y de sus reglas de asignación y aprobación.
Asignación a centros de costes
Calitem utiliza IA para asignar documentos completos o líneas de factura a sus centros de coste. La asignación puede realizarse de varias formas, según cómo se organiza el gasto:
- Descripción del centro de coste. La IA relaciona el contenido del documento con la descripción del centro para identificar la imputación correspondiente.
- Proveedor. Un proveedor puede estar asociado a un centro de coste para asignar sus facturas.
- Dirección de envío. La dirección del documento permite relacionar el gasto con una sede, tienda, obra u otro centro.
- Producto de cada línea. La imputación puede depender del producto, permitiendo repartir las líneas de una misma factura entre centros distintos.
Los centros de coste se corresponden con las categorías y opciones de seguimiento configuradas en Xero. Calitem prepara la asignación de las líneas según esa estructura, para distinguir ubicaciones, departamentos u otros criterios de análisis sin crear dimensiones ajenas a la organización.
Operar con múltiples empresas
Cada sociedad mantiene su organización de Xero, con sus cuentas y categorías de seguimiento. Calitem permite gestionar documentos de varias empresas y dirigir cada factura a la organización correspondiente, conservando la separación entre sus contabilidades.
Implantación de la integración con Xero
El equipo de Calitem se encarga de conectar Xero y configurar las empresas, cuentas, imputaciones y aprobaciones. El trabajo inicial de conexión puede completarse en un día. La implantación estándar incluye configuración, revisión, formación y puesta en producción durante una semana; el calendario se adapta al alcance y al entorno conectado.
- Día 1
Conexión con Xero
Conectamos el entorno y configuramos el recorrido de las facturas hasta la contabilidad.
- Días 2–5
Configuración contable
Configuramos las sociedades, cuentas, centros de coste y aprobaciones, y comprobamos el intercambio de datos.
- Día 6
Revisión y formación
Revisamos la configuración y mostramos a tu equipo cómo trabajar con la integración.
- Día 7
Puesta en producción
Activamos el flujo de trabajo conectado entre Calitem y Xero.
Preguntas frecuentes sobre Calitem y Xero
¿Con qué entorno de Xero se integra Calitem?
La integración conecta la organización de Xero que utiliza tu empresa. El flujo respeta su plan contable, sus impuestos y las categorías de seguimiento habilitadas.
¿Puedo usar Calitem como OCR de facturas para Xero?
Sí. Calitem extrae cabeceras y líneas de facturas en PDF o imagen y prepara el resultado para Xero. Además de escanear documentos, comprueba pedidos y recepciones, asigna cuentas e imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso.
¿Cómo se relacionan los centros de coste con Xero?
La asignación de Calitem se traduce a las categorías y opciones de seguimiento activas en Xero. Las líneas de una factura pueden tener asignaciones distintas dentro de la estructura que admite la organización conectada.
¿Cómo se asignan los centros de coste?
Los centros de coste se corresponden con las categorías y opciones de seguimiento configuradas en Xero. Calitem prepara la asignación de las líneas según esa estructura, para distinguir ubicaciones, departamentos u otros criterios de análisis sin crear dimensiones ajenas a la organización.
¿Puedo gestionar varias empresas?
Cada sociedad mantiene su organización de Xero, con sus cuentas y categorías de seguimiento. Calitem permite gestionar documentos de varias empresas y dirigir cada factura a la organización correspondiente, conservando la separación entre sus contabilidades.
¿Calitem sustituye a Xero?
No. Xero conserva la contabilidad y los procesos financieros del sistema de gestión. Calitem automatiza la recepción, extracción, comprobación, aprobación y preparación contable de las facturas de proveedor antes de enviar el resultado.
¿Tengo que preparar ficheros para la implantación?
El equipo de Calitem se encarga de configurar la conexión y la correspondencia de datos con Xero. La conexión nativa evita exportaciones rutinarias y transferencias manuales de archivos; el recorrido se adapta a la versión y al entorno de tu empresa.
¿Cuánto cuesta Calitem?
Consulta las condiciones actuales en la página de precios de Calitem.
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