Facturas en Workday
Prepara las facturas de proveedor para Workday Financial Management con sus cuentas de gasto e imputaciones. Calitem extrae las líneas, comprueba pedidos y recepciones y aplica las aprobaciones antes de enviar el resultado a tu entorno financiero.
Integración de Calitem con Workday
La integración se centra en Workday Financial Management. La conexión se configura para el entorno de la empresa y sus servicios habilitados, respetando las políticas de seguridad y los procesos financieros existentes.
Workday Financial Management
- Entorno financiero de la empresa
- Facturas de proveedor
- Compañías y dimensiones configuradas
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Empresas y asesorías pueden automatizar la extracción, la conciliación de facturas, pedidos y albaranes, las aprobaciones y la generación de asientos contables en Workday.
Por qué integrar Calitem con Workday
Registra las facturas automáticamente
Calitem extrae cabeceras y líneas, comprueba los documentos de compra y prepara el resultado para Workday. Tu equipo deja de introducir los mismos datos a mano.
Respeta tu estructura contable
La asignación utiliza tu plan de cuentas y se adapta a centros de coste y dimensiones de Workday. Cada factura llega con la información que necesita tu contabilidad.
Reduce la carga operativa
Automatiza la recopilación de documentos, las comprobaciones y las aprobaciones. Tu equipo puede centrarse en las diferencias que necesitan revisión.
Cómo funciona la integración
Calitem prepara los documentos y el resultado contable para el entorno Workday conectado. El intercambio se configura mediante los servicios disponibles para esa empresa. Workday conserva sus procesos de negocio, validaciones y contabilización final de las facturas de proveedor.
Transmisión de facturas a Workday
Calitem prepara proveedor, compañía, fechas, impuestos, referencias de compra y líneas de gasto. Los pedidos y recepciones disponibles permiten comprobar diferencias antes de enviar el resultado al proceso de facturas de proveedor de Workday.
El OCR de facturas es el punto de partida. Calitem también cruza cada factura con los documentos de compra, asigna las imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso antes de enviar el resultado contable.
- Compras comprobadas: las diferencias de cantidad, precio o impuesto se señalan al equipo.
- Resultado contable: categorías, subcuentas e imputaciones se preparan antes de transmitirlo a Workday.
Sincronización de proveedores y clientes
Calitem identifica al proveedor en la factura y prepara sus datos junto con las líneas, importes e impuestos. La conexión relaciona el resultado con la ficha correspondiente de Workday y con la empresa a la que pertenece el documento.
El equipo de Calitem configura la correspondencia de contactos dentro de la integración. Así, la identificación del proveedor forma parte del recorrido contable de la factura y de sus reglas de asignación y aprobación.
Asignación a centros de costes
Calitem utiliza IA para asignar documentos completos o líneas de factura a sus centros de coste. La asignación puede realizarse de varias formas, según cómo se organiza el gasto:
- Descripción del centro de coste. La IA relaciona el contenido del documento con la descripción del centro para identificar la imputación correspondiente.
- Proveedor. Un proveedor puede estar asociado a un centro de coste para asignar sus facturas.
- Dirección de envío. La dirección del documento permite relacionar el gasto con una sede, tienda, obra u otro centro.
- Producto de cada línea. La imputación puede depender del producto, permitiendo repartir las líneas de una misma factura entre centros distintos.
Calitem propone las cuentas de gasto y centros de coste a partir del documento y de las reglas de la empresa. La correspondencia se adapta a las dimensiones, o worktags, que contempla la conexión de Workday, respetando los valores y combinaciones configurados en el entorno financiero.
Operar con múltiples empresas
Calitem organiza las facturas por compañía y prepara sus cuentas e imputaciones para el entorno de Workday. Cada documento mantiene su sociedad y las aprobaciones correspondientes. Los controles de acceso y los procesos financieros de cada compañía permanecen en Workday.
Implantación de la integración con Workday
El equipo de Calitem se encarga de conectar Workday y configurar las empresas, cuentas, imputaciones y aprobaciones. El trabajo inicial de conexión puede completarse en un día. La implantación estándar incluye configuración, revisión, formación y puesta en producción durante una semana; el calendario se adapta al alcance y al entorno conectado.
- Día 1
Conexión con Workday
Conectamos el entorno y configuramos el recorrido de las facturas hasta la contabilidad.
- Días 2–5
Configuración contable
Configuramos las sociedades, cuentas, centros de coste y aprobaciones, y comprobamos el intercambio de datos.
- Día 6
Revisión y formación
Revisamos la configuración y mostramos a tu equipo cómo trabajar con la integración.
- Día 7
Puesta en producción
Activamos el flujo de trabajo conectado entre Calitem y Workday.
Preguntas frecuentes sobre Calitem y Workday
¿Con qué entorno de Workday se integra Calitem?
La integración se centra en Workday Financial Management. La conexión se configura para el entorno de la empresa y sus servicios habilitados, respetando las políticas de seguridad y los procesos financieros existentes.
¿Puedo usar Calitem como OCR de facturas para Workday?
Sí. Calitem extrae cabeceras y líneas de facturas en PDF o imagen y prepara el resultado para Workday. Además de escanear documentos, comprueba pedidos y recepciones, asigna cuentas e imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso.
¿Se conservan los procesos de aprobación de Workday?
Workday mantiene los procesos de negocio y validaciones configurados en el entorno financiero. Calitem prepara las facturas y aplica las aprobaciones documentales definidas en su recorrido, antes de enviar el resultado a Workday.
¿Cómo se asignan los centros de coste?
Calitem propone las cuentas de gasto y centros de coste a partir del documento y de las reglas de la empresa. La correspondencia se adapta a las dimensiones, o worktags, que contempla la conexión de Workday, respetando los valores y combinaciones configurados en el entorno financiero.
¿Puedo gestionar varias empresas?
Calitem organiza las facturas por compañía y prepara sus cuentas e imputaciones para el entorno de Workday. Cada documento mantiene su sociedad y las aprobaciones correspondientes. Los controles de acceso y los procesos financieros de cada compañía permanecen en Workday.
¿Calitem sustituye a Workday?
No. Workday conserva la contabilidad y los procesos financieros del sistema de gestión. Calitem automatiza la recepción, extracción, comprobación, aprobación y preparación contable de las facturas de proveedor antes de enviar el resultado.
¿Tengo que preparar ficheros para la implantación?
El equipo de Calitem se encarga de configurar la conexión y la correspondencia de datos con Workday. La conexión nativa evita exportaciones rutinarias y transferencias manuales de archivos; el recorrido se adapta a la versión y al entorno de tu empresa.
¿Cuánto cuesta Calitem?
Consulta las condiciones actuales en la página de precios de Calitem.
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