Facturas en NetSuite
Automatiza las facturas de proveedor que deben llegar a Oracle NetSuite con su cuenta, departamento y subsidiaria correctos. Calitem extrae las líneas, concilia pedidos y recepciones y prepara el resultado para tu estructura financiera.
Integración de Calitem con NetSuite
Calitem se conecta con Oracle NetSuite y adapta la integración a las funciones habilitadas en tu cuenta. En entornos OneWorld, el flujo tiene en cuenta la estructura de subsidiarias.
Oracle NetSuite
- Facturas de proveedor
- Cuentas y clasificaciones
NetSuite OneWorld
- Subsidiarias
- Estructura financiera multiempresa
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Empresas y asesorías pueden automatizar la extracción, la conciliación de facturas, pedidos y albaranes, las aprobaciones y la generación de asientos contables en NetSuite.
Por qué integrar Calitem con NetSuite
Registra las facturas automáticamente
Calitem extrae cabeceras y líneas, comprueba los documentos de compra y prepara el resultado para NetSuite. Tu equipo deja de introducir los mismos datos a mano.
Respeta tu estructura contable
La asignación utiliza tu plan de cuentas y se adapta a departamentos, clases y ubicaciones. Cada factura llega con la información que necesita tu contabilidad.
Reduce la carga operativa
Automatiza la recopilación de documentos, las comprobaciones y las aprobaciones. Tu equipo puede centrarse en las diferencias que necesitan revisión.
Cómo funciona la integración
La integración conecta el procesamiento documental de Calitem con los servicios de SuiteTalk de NetSuite. Calitem prepara la factura de proveedor, sus referencias de compra y las clasificaciones configuradas antes de enviarla al ERP. Los periodos, impuestos y controles de contabilización permanecen en NetSuite.
Transmisión de facturas a NetSuite
Calitem prepara la factura de proveedor, o vendor bill, con su cabecera, líneas de artículo o gasto, impuestos y referencias de pedido. La conciliación con pedidos y recepciones permite detectar diferencias antes de enviar el resultado a NetSuite.
El OCR de facturas es el punto de partida. Calitem también cruza cada factura con los documentos de compra, asigna las imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso antes de enviar el resultado contable.
- Compras comprobadas: las diferencias de cantidad, precio o impuesto se señalan al equipo.
- Resultado contable: categorías, subcuentas e imputaciones se preparan antes de transmitirlo a NetSuite.
Sincronización de proveedores y clientes
Calitem identifica al proveedor en la factura y prepara sus datos junto con las líneas, importes e impuestos. La conexión relaciona el resultado con la ficha correspondiente de NetSuite y con la empresa a la que pertenece el documento.
El equipo de Calitem configura la correspondencia de contactos dentro de la integración. Así, la identificación del proveedor forma parte del recorrido contable de la factura y de sus reglas de asignación y aprobación.
Asignación a centros de costes
Calitem utiliza IA para asignar documentos completos o líneas de factura a sus centros de coste. La asignación puede realizarse de varias formas, según cómo se organiza el gasto:
- Descripción del centro de coste. La IA relaciona el contenido del documento con la descripción del centro para identificar la imputación correspondiente.
- Proveedor. Un proveedor puede estar asociado a un centro de coste para asignar sus facturas.
- Dirección de envío. La dirección del documento permite relacionar el gasto con una sede, tienda, obra u otro centro.
- Producto de cada línea. La imputación puede depender del producto, permitiendo repartir las líneas de una misma factura entre centros distintos.
La asignación se corresponde con los departamentos, clases y ubicaciones habilitados en NetSuite. También se contempla la estructura de segmentos personalizados de la integración. El uso de clasificaciones por línea depende de la configuración de la cuenta, y cada factura conserva la subsidiaria a la que pertenece.
Operar con múltiples empresas
En NetSuite OneWorld, Calitem prepara cada factura para su subsidiaria y respeta la estructura de proveedores y clasificaciones asociada. Puedes gestionar documentos de varias sociedades sin confundir sus cuentas ni sus destinos contables. La consolidación sigue realizándose en NetSuite.
Implantación de la integración con NetSuite
El equipo de Calitem se encarga de conectar NetSuite y configurar las empresas, cuentas, imputaciones y aprobaciones. El trabajo inicial de conexión puede completarse en un día. La implantación estándar incluye configuración, revisión, formación y puesta en producción durante una semana; el calendario se adapta al alcance y al entorno conectado.
- Día 1
Conexión con NetSuite
Conectamos el entorno y configuramos el recorrido de las facturas hasta la contabilidad.
- Días 2–5
Configuración contable
Configuramos las sociedades, cuentas, centros de coste y aprobaciones, y comprobamos el intercambio de datos.
- Día 6
Revisión y formación
Revisamos la configuración y mostramos a tu equipo cómo trabajar con la integración.
- Día 7
Puesta en producción
Activamos el flujo de trabajo conectado entre Calitem y NetSuite.
Preguntas frecuentes sobre Calitem y NetSuite
¿Con qué entorno de NetSuite se integra Calitem?
Calitem se conecta con Oracle NetSuite y adapta la integración a las funciones habilitadas en tu cuenta. En entornos OneWorld, el flujo tiene en cuenta la estructura de subsidiarias.
¿Puedo usar Calitem como OCR de facturas para NetSuite?
Sí. Calitem extrae cabeceras y líneas de facturas en PDF o imagen y prepara el resultado para NetSuite. Además de escanear documentos, comprueba pedidos y recepciones, asigna cuentas e imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso.
¿Cómo funciona con NetSuite OneWorld?
Calitem organiza las facturas por la subsidiaria correspondiente y prepara sus cuentas y clasificaciones. La integración utiliza la estructura de OneWorld configurada en la cuenta; la consolidación, los periodos y los controles financieros permanecen en NetSuite.
¿Cómo se asignan los centros de coste?
La asignación se corresponde con los departamentos, clases y ubicaciones habilitados en NetSuite. También se contempla la estructura de segmentos personalizados de la integración. El uso de clasificaciones por línea depende de la configuración de la cuenta, y cada factura conserva la subsidiaria a la que pertenece.
¿Puedo gestionar varias empresas?
En NetSuite OneWorld, Calitem prepara cada factura para su subsidiaria y respeta la estructura de proveedores y clasificaciones asociada. Puedes gestionar documentos de varias sociedades sin confundir sus cuentas ni sus destinos contables. La consolidación sigue realizándose en NetSuite.
¿Calitem sustituye a NetSuite?
No. NetSuite conserva la contabilidad y los procesos financieros del sistema de gestión. Calitem automatiza la recepción, extracción, comprobación, aprobación y preparación contable de las facturas de proveedor antes de enviar el resultado.
¿Tengo que preparar ficheros para la implantación?
El equipo de Calitem se encarga de configurar la conexión y la correspondencia de datos con NetSuite. La conexión nativa evita exportaciones rutinarias y transferencias manuales de archivos; el recorrido se adapta a la versión y al entorno de tu empresa.
¿Cuánto cuesta Calitem?
Consulta las condiciones actuales en la página de precios de Calitem.
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