Facturas en Holded
Conecta las facturas que recibes por correo, mensajería o carpetas con tu contabilidad en Holded. Calitem extrae los datos, comprueba las compras y prepara cuentas y etiquetas antes de enviar el resultado, sin volver a teclear cada gasto.
Integración de Calitem con Holded
La integración conecta la organización de Holded que utiliza tu empresa. El flujo se adapta a las cuentas, etiquetas y campos con los que ya trabajas.
Holded
- Gestión y contabilidad en la nube
- Organización conectada mediante API
¿Qué es Calitem?
Calitem es el sistema de contabilidad con IA que automatiza las cuentas por pagar, desde la recepción de documentos hasta el asiento en tu ERP.
Está pensado para empresas donde cada factura puede exigir varias comprobaciones: encontrar el pedido, revisar lo recibido, repartir el gasto y obtener la aprobación correspondiente. Calitem conecta ese trabajo con las reglas contables y los sistemas de tu operación.
Empresas y asesorías pueden automatizar la extracción, la conciliación de facturas, pedidos y albaranes, las aprobaciones y la generación de asientos contables en Holded.
Por qué integrar Calitem con Holded
Registra las facturas automáticamente
Calitem extrae cabeceras y líneas, comprueba los documentos de compra y prepara el resultado para Holded. Tu equipo deja de introducir los mismos datos a mano.
Respeta tu estructura contable
La asignación utiliza tu plan de cuentas y se adapta a etiquetas de Holded. Cada factura llega con la información que necesita tu contabilidad.
Reduce la carga operativa
Automatiza la recopilación de documentos, las comprobaciones y las aprobaciones. Tu equipo puede centrarse en las diferencias que necesitan revisión.
Cómo funciona la integración
La conexión con Holded utiliza su API para enviar la información preparada por Calitem. Las facturas pasan por extracción, comprobaciones y aprobaciones antes de llegar a la organización conectada. Holded conserva la contabilidad, la facturación y la gestión del negocio.
Transmisión de facturas a Holded
La factura llega a Holded con proveedor, fechas, importes, impuestos y líneas preparados. Calitem asigna las cuentas contables y las etiquetas del gasto después de comprobar los documentos de compra y aplicar las aprobaciones.
El OCR de facturas es el punto de partida. Calitem también cruza cada factura con los documentos de compra, asigna las imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso antes de enviar el resultado contable.
- Compras comprobadas: las diferencias de cantidad, precio o impuesto se señalan al equipo.
- Resultado contable: categorías, subcuentas e imputaciones se preparan antes de transmitirlo a Holded.
Sincronización de proveedores y clientes
Calitem identifica al proveedor en la factura y prepara sus datos junto con las líneas, importes e impuestos. La conexión relaciona el resultado con la ficha correspondiente de Holded y con la empresa a la que pertenece el documento.
El equipo de Calitem configura la correspondencia de contactos dentro de la integración. Así, la identificación del proveedor forma parte del recorrido contable de la factura y de sus reglas de asignación y aprobación.
Asignación a centros de costes
Calitem utiliza IA para asignar documentos completos o líneas de factura a sus centros de coste. La asignación puede realizarse de varias formas, según cómo se organiza el gasto:
- Descripción del centro de coste. La IA relaciona el contenido del documento con la descripción del centro para identificar la imputación correspondiente.
- Proveedor. Un proveedor puede estar asociado a un centro de coste para asignar sus facturas.
- Dirección de envío. La dirección del documento permite relacionar el gasto con una sede, tienda, obra u otro centro.
- Producto de cada línea. La imputación puede depender del producto, permitiendo repartir las líneas de una misma factura entre centros distintos.
En Holded, Calitem relaciona la imputación con las etiquetas configuradas para clasificar el gasto. Las cuentas contables y las etiquetas cumplen funciones distintas: una indica la naturaleza del gasto y la otra permite agruparlo según la organización de tu empresa.
Operar con múltiples empresas
Cada empresa mantiene su organización de Holded, sus contactos, sus cuentas y sus etiquetas. Calitem permite trabajar con varias sociedades y preparar las facturas para la organización correspondiente, sin mezclar sus imputaciones.
Implantación de la integración con Holded
El equipo de Calitem se encarga de conectar Holded y configurar las empresas, cuentas, imputaciones y aprobaciones. El trabajo inicial de conexión puede completarse en un día. La implantación estándar incluye configuración, revisión, formación y puesta en producción durante una semana; el calendario se adapta al alcance y al entorno conectado.
- Día 1
Conexión con Holded
Conectamos el entorno y configuramos el recorrido de las facturas hasta la contabilidad.
- Días 2–5
Configuración contable
Configuramos las sociedades, cuentas, centros de coste y aprobaciones, y comprobamos el intercambio de datos.
- Día 6
Revisión y formación
Revisamos la configuración y mostramos a tu equipo cómo trabajar con la integración.
- Día 7
Puesta en producción
Activamos el flujo de trabajo conectado entre Calitem y Holded.
Preguntas frecuentes sobre Calitem y Holded
¿Con qué entorno de Holded se integra Calitem?
La integración conecta la organización de Holded que utiliza tu empresa. El flujo se adapta a las cuentas, etiquetas y campos con los que ya trabajas.
¿Puedo usar Calitem como OCR de facturas para Holded?
Sí. Calitem extrae cabeceras y líneas de facturas en PDF o imagen y prepara el resultado para Holded. Además de escanear documentos, comprueba pedidos y recepciones, asigna cuentas e imputaciones y aplica las aprobaciones del proceso.
¿Cómo se utilizan las etiquetas de Holded?
Calitem puede reconocer el centro de coste por la descripción, el proveedor, la dirección de envío o el producto. La correspondencia con las etiquetas de Holded permite clasificar el gasto según tu estructura, junto con la cuenta contable que le corresponde.
¿Cómo se asignan los centros de coste?
En Holded, Calitem relaciona la imputación con las etiquetas configuradas para clasificar el gasto. Las cuentas contables y las etiquetas cumplen funciones distintas: una indica la naturaleza del gasto y la otra permite agruparlo según la organización de tu empresa.
¿Puedo gestionar varias empresas?
Cada empresa mantiene su organización de Holded, sus contactos, sus cuentas y sus etiquetas. Calitem permite trabajar con varias sociedades y preparar las facturas para la organización correspondiente, sin mezclar sus imputaciones.
¿Calitem sustituye a Holded?
No. Holded conserva la contabilidad y los procesos financieros del sistema de gestión. Calitem automatiza la recepción, extracción, comprobación, aprobación y preparación contable de las facturas de proveedor antes de enviar el resultado.
¿Tengo que preparar ficheros para la implantación?
El equipo de Calitem se encarga de configurar la conexión y la correspondencia de datos con Holded. La conexión nativa evita exportaciones rutinarias y transferencias manuales de archivos; el recorrido se adapta a la versión y al entorno de tu empresa.
¿Cuánto cuesta Calitem?
Consulta las condiciones actuales en la página de precios de Calitem.
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