Uso de IA para preparar el trabajo de cuentas por pagar, incluida la extracción, los duplicados, el matching, la clasificación y las aprobaciones.
El proceso empieza con los documentos del proveedor y termina con un resultado contable validado. La IA puede preparar varios pasos intermedios: leer la factura, estructurar sus datos, mantener juntos los documentos relacionados, proponer una clasificación y enviar excepciones o aprobaciones a una persona. Lo útil no es la etiqueta, sino qué partes del flujo completa el sistema y cuáles deja para revisión.Lee la guía sobre IA en contabilidad →
OCR vs IA
El OCR convierte el texto de una imagen en datos legibles por una máquina. La IA puede usar esos datos con contexto documental y contable para preparar pasos posteriores.
El OCR responde a una pregunta concreta: qué texto aparece en el archivo. Un sistema de cuentas por pagar puede usar después otros modelos y lógica configurada para estructurar líneas, detectar duplicados, vincular documentos, proponer clasificaciones o enviar una revisión. Evalúa cada trabajo por separado en lugar de tratar “IA” como una única función.Lee la guía para evaluar OCR e IA →
Conciliación triple automática · 3-way match · Concordancia a tres bandas
Comparación de una factura de proveedor con su pedido de compra y sus albaranes antes de que continúe por aprobación y contabilidad.
La comprobación compara referencias, cantidades, precios, importes e impuestos entre los documentos relacionados. El matching manual exige localizar y comparar cada fuente. El matching automatizado reúne el conjunto y señala las diferencias para su revisión.
Captura inteligente de facturas
Recepción de facturas por canales conectados y extracción de los datos del documento y de sus líneas en campos estructurados.
La captura puede empezar en el correo, un repositorio compartido, una API, una carga de PDF, un escaneo o una fotografía. El sistema identifica el documento y extrae cabeceras y líneas. La confianza por campo permite enviar los valores dudosos a una persona. Recepción y extracción son trabajos distintos, así que conviene comprobar ambos.
Touchless AP · Cuentas por pagar sin toque · Pagos sin intervención
Término para facturas que avanzan por pasos configurados de recepción, control, aprobación, contabilidad y, en algunos productos, pago sin gestión manual.
El alcance exacto cambia según el producto. Algunos terminan en un asiento validado; otros incluyen contabilización o pago. Pregunta qué pasos son automáticos, qué reglas permiten ese recorrido y dónde vuelven las excepciones a una persona.
Verifactu · Sistema VeriFactu · RD 1007/2023
Nombre habitual de una modalidad del reglamento español para los sistemas informáticos de facturación, regulado por el RD 1007/2023 y sus modificaciones.
La norma regula los sistemas utilizados para emitir facturas y exige que sus registros cumplan condiciones de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. VERI*FACTU es una de las modalidades previstas, no la obligación de enviar todas las facturas en tiempo real. Los plazos generales vigentes son el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para los demás obligados del artículo 3.1, con exclusiones relevantes.
SII · Suministro Inmediato de Información
Sistema de la AEAT para llevar electrónicamente los libros registro del IVA mediante el suministro de registros de facturación.
El SII y el reglamento de sistemas informáticos de facturación tienen ámbitos y obligaciones distintos. El SII se aplica a determinados contribuyentes, entre ellos grandes empresas, grupos de IVA y REDEME, además de quienes optan por él. No debe presentarse VERI*FACTU como una fase posterior que se aplica a todo el mundo ni como sustituto del SII.
Plan General Contable · PGC
Estándar oficial español que define las cuentas y el orden de los asientos. Hay tres versiones: normal, PYMEs y autónomos.
Toda factura recibida en España termina en un asiento contable que sigue el PGC. Las cuentas 6XX (gastos) o 2XX (inmovilizado), 472 (IVA soportado) y 410 (proveedor) son ineludibles. La diferencia entre un asiento bien hecho y uno mal hecho es la diferencia entre un cierre limpio y un trimestre lleno de ajustes.
Asiento contable automático
Registro contable preparado por software a partir de los datos extraídos de la factura y de la estructura contable de la organización.
Tradicionalmente lo hace el contable o el asesor: lee la factura, decide qué cuenta usar, escribe el asiento. Automatizado: el sistema clasifica la factura, mapea las cuentas PGC y propone (o registra) el asiento listo para revisar. La revisión humana se concentra en excepciones, no en datos repetitivos. Más contexto en la guía pilar: qué automatiza la IA en contabilidad y qué no.
Modelo 303
Declaración trimestral del IVA. Resume el IVA repercutido (ventas) y soportado (compras) del trimestre.
Lo presentan empresas y autónomos cada trimestre (abril, julio, octubre, enero). La calidad del 303 depende directamente de la calidad de tu registro de facturas: si una factura está mal contabilizada, el 303 sale mal y la AEAT lo cruza con el modelo 390 anual.
Modelo 347
Declaración anual de operaciones con terceros que superan los 3.005,06 € con un mismo cliente o proveedor en el año.
Se presenta en febrero. Requiere consolidar todas las facturas por NIF para detectar quién supera el umbral. Es donde más errores aparecen porque las facturas suelen estar mal asociadas al proveedor correcto cuando se ha tecleado a mano.
Modelo 349
Declaración mensual o trimestral de operaciones intracomunitarias (compras y ventas con países de la UE).
Las operaciones intracomunitarias tienen reglas especiales: reverse charge, validación de NIF intracomunitario en VIES, plazos estrictos. Los errores en el 349 generan requerimientos de la AEAT casi inmediatos porque se cruzan con los datos de Hacienda en otros países UE.
Mecanismo del IVA por el cual el comprador (no el vendedor) declara y paga el IVA. Aplica a operaciones intracomunitarias, importaciones y ciertos servicios B2B.
En lugar de pagar el IVA correspondiente al proveedor, el comprador lo contabiliza según las reglas aplicables. El alcance y la declaración dependen de la jurisdicción y del tipo de operación, por lo que el profesional debe revisar el documento y la normativa local.
Conciliación bancaria
Proceso de cruce entre los movimientos bancarios y las facturas registradas para confirmar qué facturas están pagadas.
La conciliación manual compara uno a uno los movimientos bancarios y los registros contables. La conciliación automatizada propone coincidencias usando importe, fecha, referencia y contraparte. Los pagos parciales o agrupados, las comisiones y las diferencias de divisa suelen requerir lógica adicional o revisión.
Explicabilidad de la IA contable · Visibilidad de fuentes · Contexto de revisión de IA
Capacidad de revisar el documento fuente, los valores extraídos, la confianza, la lógica configurada y los controles humanos detrás de un resultado contable.
La explicabilidad ayuda a relacionar la propuesta contable con la información que la produjo. Son útiles el documento original, los valores y su confianza, los documentos relacionados, el estado del flujo y cualquier corrección humana. Este contexto de revisión no equivale a un sistema regulado de conservación ni a un registro de auditoría de cumplimiento. Profundiza en la guía sobre IA en contabilidad.
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