Conciliación bancaria automatizada: ocho preguntas para una demo
La conciliación bancaria compara los movimientos del banco con los registros contables para confirmar cobros y pagos e identificar diferencias. Las coincidencias exactas son sencillas. La prueba útil es cómo responde el software cuando un movimiento no corresponde a una factura por el mismo importe.
Esta es una guía educativa. Calitem no realiza conciliación bancaria. Su función en cuentas por pagar termina con la preparación contable y el envío validado al ERP.
Cuatro casos que debes incluir en la prueba
Pagos parciales
Una factura puede pagarse en varios plazos. El sistema debe mostrar cómo propone la coincidencia parcial, cómo mantiene visible el saldo pendiente y qué debe confirmar el revisor.
Pagos agrupados
Una transferencia puede cubrir varias facturas. Pide al software que identifique el grupo posible y explique cómo cuadra el total, en lugar de probar solo ejemplos uno a uno.
Comisiones y deducciones
El movimiento bancario puede diferir de la factura por comisiones, descuentos u otras deducciones. Comprueba si el producto separa esos importes y cómo se revisa el tratamiento contable.
Diferencias de divisa
La factura y el pago pueden utilizar monedas o tipos de cambio distintos. La demo debe enseñar los valores originales, el importe convertido y cualquier diferencia pendiente de revisión.
Los datos bancarios forman parte de la prueba
El resultado depende del detalle y la frecuencia de los datos del banco. Pregunta qué bancos admite el producto, qué campos entrega la conexión, cada cuánto se actualizan y qué importación manual sigue siendo necesaria.
No tomes «Open Banking», «API» o «tiempo real» como prueba suficiente. Comprueba las entidades y los tipos de cuenta que utilizas.
Ocho preguntas para el proveedor
- ¿Qué proporción de nuestros movimientos habituales puede proponer como coincidencias en un mes representativo?
- ¿Cómo representa los pagos parciales y el saldo pendiente?
- ¿Cómo propone un grupo de facturas para un único pago?
- ¿Cómo separa comisiones, descuentos y deducciones?
- ¿Cómo trata las divisas y las diferencias de cambio?
- ¿Qué bancos y tipos de cuenta conectan directamente y con qué frecuencia se actualizan?
- ¿Qué datos de origen y qué explicación ve el revisor para cada coincidencia propuesta?
- ¿Cómo se revierte y corrige una coincidencia errónea y cómo influye en propuestas posteriores?
Utiliza tus extractos y registros contables en la demo. Un porcentaje obtenido con los datos preparados por el proveedor no predice el resultado con tus referencias, hábitos de pago, bancos y monedas.
Dónde termina Calitem
Calitem recibe facturas de proveedores, extrae sus datos, detecta duplicados, concilia facturas con pedidos y albaranes, gestiona aprobaciones y prepara asientos para revisión y envío al ERP.
Los movimientos, el matching de pagos y la conciliación bancaria permanecen en el ERP o la herramienta bancaria especializada. La pregunta relevante para la integración es si los datos validados de proveedor y contabilidad llegan con las referencias que necesitará el proceso bancario posterior.