Automatizar las cuentas por pagar en A3 con la IA de Calitem
Si tu equipo trabaja con A3 (a3ERP, a3innuva o a3con) y procesa facturas de proveedor cada semana, ya conoces el punto de fricción: alguien recibe la factura, la lee, la teclea en A3, la manda a aprobar por email y, cuando vuelve, la contabiliza.
La integración entre Calitem y A3 quita ese trabajo intermedio. La factura entra en Calitem, la IA la procesa entera, y el asiento aparece en A3 vía API, sin que nadie lo teclee.
Este artículo explica cómo funciona la integración paso a paso. Es para responsables de cuentas por pagar, controllers y asesorías que ya usan A3 y quieren ver cómo encaja Calitem antes de pedir una demo.
Por qué esta integración no es como las demás
La mayoría de las herramientas de captura de facturas hacen OCR, exportan un fichero y te dejan el resto a ti. Calitem trabaja distinto en cuatro puntos que importan cuando el volumen sube.
El primer punto es la raíz: Calitem es IA, no un OCR con reglas encima. De ahí sale todo lo demás. La IA lee cualquier documento sin plantillas, aprende a extraer tus campos propios como el centro de coste, y solo envía a A3 lo que ya ha pasado por tu circuito de aprobación, nunca un borrador sin revisar.
El flujo, de un vistazo
Desde que la factura entra hasta que el asiento está en A3, la IA de Calitem hace el recorrido completo: la lee, la categoriza contra tu Plan General Contable, la pasa por tu circuito de aprobación y la envía a A3 por API.
El bucle manual de cuentas por pagar con A3 hoy
Sin integración, el ciclo de una factura pasa por varias manos y varios días. Recepción en una bandeja compartida, lectura y tecleo en A3, envío a aprobar por correo, espera, y contabilización final. Cada salto es una oportunidad de que la factura se quede parada.
El coste no es solo el tiempo de tecleo. Es el retraso acumulado, los errores de transcripción, las facturas que se aprueban sin contrastar contra el pedido, y el cierre que siempre llega tarde porque las facturas siguen entrando la última semana.
Qué es la integración: vía API, sin descargar documentos
Calitem se conecta a A3 por API. No genera un fichero que alguien tiene que descargar e importar en A3, y no deja un paso manual entre las dos herramientas. Cuando una factura termina su recorrido en Calitem, el asiento se escribe directamente en A3.
La inteligencia está en Calitem: la IA es la que lee, entiende y contabiliza la factura. La integración solo se encarga de escribir ese resultado en A3.
El flujo es el mismo para a3ERP, a3innuva y a3con. Cambia el producto de A3 con el que conectas, no la forma de trabajar de Calitem.
El proceso, paso a paso
- Captura. La factura entra por email o subida directa, sin descargar adjuntos ni reenviar nada.
- Extracción. La IA lee cualquier documento sin plantillas y saca proveedor, base, IVA, total y tus campos propios, como el centro de coste.
- Categorización. Lee tu Plan General Contable y propone la subcuenta correcta, aprendiendo de tu histórico (suministros al 628, arrendamientos al 6210).
- Conciliación a 3 vías. Cruza factura, pedido y albarán, y solo te avisa cuando algo no cuadra, con la diferencia ya identificada.
- Aprobación. La factura pasa por tu circuito (por importe, categoría, centro de coste o departamento) antes de llegar a A3. A3 solo recibe lo aprobado.
- Envío a A3. El asiento se escribe por API, con la subcuenta y el centro de coste incluidos. Sin fichero intermedio ni importación manual.
- En A3. Aparece la factura de proveedor y su asiento, sin tecleo. A3 sigue siendo tu fuente de verdad; Calitem solo le quita el trabajo de llegar hasta ahí.
Checklist de puesta en marcha
- Tu versión de A3 (a3ERP, a3innuva o a3con) y los accesos para la conexión por API.
- La dirección de email por la que quieres recibir las facturas.
- Los campos personalizados que tu contabilidad necesita (por ejemplo, el centro de coste).
- El circuito de aprobación que quieres aplicar (niveles, importes, responsables).
- El origen de pedidos y albaranes para la conciliación a 3 vías, si trabajas con compras.
Cómo empezar
Si ya trabajas con A3 y quieres ver la integración con tus propias facturas, la mejor forma es una demo con tu caso real. Consulta los planes en la página de precios y pide una demo para ver la IA trabajando con tus propias facturas, de la captura al asiento en A3.
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